ISO 14001: La importancia de la documentación en el Sistema de Gestión Ambiental
Sistemas de Gestión Ambiental
Implantar un Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO 14001 facilita la comunicación entre las personas que componen la organización y con las personas externas a la organización, ayuda a elaborar la documentación necesaria y controlarla.
Comunicación
Todas las empresas disponen de sus propias vías de comunicación, estas se pueden encontrar más o menos estructuradas, para trabajar a nivel interno y externo. Fijándonos en cómo se realiza la comunicación interna en las organizaciones nos damos cuenta de que éstas se dan entre los diferentes niveles que forman parte de la empresa.
Para que la organización funcione bien, es importante que las instrucciones de trabajo lleguen de una forma adecuada a la persona que se encuentra encargada de llevarlo a cabo, sim embargo también es muy importante que la persona que ha participado en la elaboración de la instrucción de trabajo conozca las ventajas y los inconvenientes que conllevan su implantación.
Otro factor a tener en cuenta es la disposición de un sistema de comunicación que sea conocido por las personas que trabajan en la organización, que sea fácil de utilizar y eficaz para actuar antes situaciones de emergencia.
Si nos referimos a las comunicaciones externas, los requisitos de la norma ISO14001 nos indican que tenemos que establecer y mantener actualizado los procedimientos oportunos para poder recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes con respecto a las personas interesadas.
De todo esto podemos hacernos dos preguntas:
- ¿Quién o quienes pueden ser las partes interesadas?
- ¿Cuáles pueden ser las comunicaciones relevantes?
Las partes interesadas pueden ser: Organismos oficiales, medios de comunicación, asociaciones culturales, grupos ecologistas, vecinos de la organización, grupos financieros, clientes directos, etc.
En cuanto a cuáles serán las comunicaciones relevantes, queda de mano de la organización, es decir, la alta dirección de la organización o los responsables de cada sector debe decidir su procedencia, como su contenido.
Documentación del Sistema de Gestión Ambiental
La documentación tiene que ser la suficiente para poder describir todos los elementos básicos del sistema y la relación que guarden unos con otros, además de prestar orientación sobre los documentos de referencia.
La documentación puede encontrase de forma independiente o estar integrada con la documentación de otros Sistemas de Gestión que se encuentren implementados en la organización.
Se tienen que establecer referencias y vínculos sobre otras documentaciones relacionadas, las cuáles han sido desarrolladas previamente, como pueden ser organigramas, información de procesos o planes de emergencia, etc.
La norma ISO-14001 otorga flexibilidad a la empresa para que establezca, según sus características, los documentos necesarios para constituir su Sistema de Gestión Ambiental.
A pesar de todo esto nos podemos preguntar si en ocasiones la norma establece documentos explícitos, como la política ambiental, los objetivos, procedimientos de control operacional, etc. y la respuesta en este caso sí, pero siempre se pueden utilizar los documentos que ya se tengan de otros sistemas de gestión.
Control de la documentación
La empresa tiene que establecer los procedimientos que controlen la documentación asegurando la localización y disposición de los puntos necesarios, para llevar a cabo su revisión y aprobación, además de identificarlos y conservados durante los periodos establecidos por la norma ISO 14001.
Los documentos deben ser legibles, tener la fecha y estar conservados de una forma adecuada y fácil de encontrar.
Debemos incluir los documentos de aplicación del sistema, aunque no hayan sido elaborados por la organización, es decir, son documentos externos a la organización como pueden ser disposiciones legislativas, etc.
Control operacional
La principal atención en la que debemos centrarnos es en el correcto funcionamiento ambienta y en ese punto nos detenemos ahora.
- El control de las operaciones y actividades que se encuentran asociadas a los aspectos significativos identificados, que se encuentran conformes a la política ambiental, los objetivos y las metas.,
El alcance del control operacional se puede extender a todas las actividades que se encuentran relacionadas con:
- Aspectos ambientales significativos
- Requisitos de cumplimiento legal
- Medidas de prevención de la contaminación
- Cumplimiento de objetivos y metas
Para esto la empresa debe planificar las actividades, incluyendo el mantenimiento, asegurándose que se efectúan bajo las condiciones pactadas.
Para llevarlo a cabo, se pueden utilizar procedimientos documentados, criterios operacionales, instrucciones operativas o protocolos de actuación, se deben utilizar buenas prácticas y definir los parámetros críticos de la gestión ambiental.
Se pueden utilizar instrucciones especificad de nuestro Sistema de Gestión Ambiental o podemos utilizar documentos que procedan de producción, mantenimiento u otros, siempre que, la implantación permita el control de todos los parámetros ambientales que se encuentran vinculados al proceso.
Podemos servirnos de diagramas de flujo u otras herramientas de apoyo que hayan sido elaboradas para realizar la evaluación inicial.
Planes de emergencia y capacidad de respuesta
¿Qué podemos obtener de los planes de emergencia?
- Conocer los accidentes potenciales y las situaciones de emergencia
- Reducir la frecuenta de los accidentes
- Disminuir la probabilidad de que sucedan
- Minimizar las consecuencias
- Actuar de forma adecuada una vez haya finalizado el tratamiento de las consecuencias ocasionadas
Debemos disponer de procedimientos de identificación y respuesta que identifiquen los riesgos con repercusiones ambientales asociados a nuestra actividad, los diferentes puntos en los que deben materializarles y el personal que existe en cada área.
Se debe establecer la asignación de responsables y su autoridad ante la situación de emergencia, las diferentes vías de comunicación interna y externa necesaria, la ubicación de los medios necesarios para dar la respuesta adecuada a cada situación, además de contar con instrucciones de uso e indicaciones de evaluación.
Los procedimientos y los planes de emergencia tiene que ser revisados cada cierto tiempo e incluso, cada vez que sea preciso, y siempre después de algún accidente.
Las personas que se encuentran trabajando en la organización deben tener la formación necesaria para evitar accidentes.
Disponer de documentos de apoyo y consulta es una forma de comportarse muy importante, ya que agudiza el comportamiento que debe tenerse en caso de un accidente.
ISO 14001
EL Software ISO 14001 favorece la identificación de los aspectos del negocio que tienen un impacto en el medio ambiente y la aplicación de las leyes ambientales, la generación de objetivos de mejora y un programa de gestión para alcanzarlos, así como su comunicación interna.
