ISO 14001: Control de riesgos, auditoría interna y revisión por la dirección.
SGA
La norma ISO 14001 presta todos los requisitos necesarios para poder implementar un Sistema de Gestión Ambiental de forma satisfactoria, entre ellos podemos encontrar, el control de riesgos, la auditorías internas y la revisión por la dirección.
Control de riesgos
La empresa tiene que definir las actuaciones que va a llevar a cabo para identificar, conservar y eliminar todos los registros que demuestran la conformidad respecto a los requisitos de la norma ISO14001 y su Sistema de Gestión Ambiental.
Habitualmente los registros se buscan como documentos de cualquier tipo. La acción que genera la evidencia del cumplimiento de algún requisito que origina la norma ISO-14001 del Sistema de Gestión Ambiental se debe generar un registro nuevo.
Si la empresa ya ha implementado correctamente el Sistema de Gestión Ambiental, durante la elaboración de los diferentes procedimientos que llevan a cabo cada capítulo del manual de gestión ambiental se incluyen dentro del punto referido a los registros. Todos los registros junto con toda la información que la empresa crea oportuna, deben tener un control que garantice el cumplimiento del apartado de la norma ISO 14001.
La organización, dispone de diferentes procedimientos redactados en los que se describe cómo se debe dar respuesta a la identificación, la conservación, la protección, la recuperación, el tiempo que debe estar archivado y la disposición de los registros del Sistema de Gestión Ambiental.
La sistemática general es que los registros deben conservarse durante un período de tiempo nunca inferior a tres años, como requisito para la certificación, o durante un periodo superior a estos tres años en el caso de que exista algún requisito legal aplicable ha dicho registro (por ejemplo, los documentos relacionados con el control y el seguimiento de los residuos peligrosos debe estar archivados durante cinco años).
Auditoría interna
La empresa tiene que diseñar diferentes programas que evalúen de forma periódica el funcionamiento, la eficacia dentro del Sistema de Gestión Ambiental y la adecuación de los requisitos generados por la norma ISO14001.
La auditoría interna es un proceso sistémico, independiente y documentado con el que se obtienen evidencias y se evalúan de una forma objetiva con el fin de determinar el nivel de cumplimiento de todos los criterios en los que se basa el Sistema de Gestión Ambiental obtenido por la organización.
La organización es la encargada de asegurar que se realizan las auditorías periódicamente, tiene que definir cuál será el alcance y el método de auditoría que será el apropiado para determinar si el Sistema de Gestión Ambiental cumple con todos los requisitos de la norma ISO-14001 y se encuentra correctamente implementado, además debe informar en todos momento de los resultados obtenidos tras la auditoría a la alta dirección de la organización.
Para llevar a cabo las auditorías, es necesario que el Sistema de Gestión Ambiental se encuentre en un grado avanzado en la implementación, es decir, que haya superado la fase de diseño, siendo capaz la empresa de usar o requerir listas de comparación, entrevistas personales con los diferentes trabajadores de la organización, cuente con documentación del Sistema de Gestión Ambiental, registros de datos, política ambiental, etc.
La empresa debe elaborar diferentes procedimientos de auditoría donde se tiene que establecer de forma clara todos los requerimientos necesarios para la cualificación del auditor o auditores, las personas responsables, la planificación, preparación y realización de las auditorías, además de cómo se conservan y comunican los resultados obtenidos de dichas auditorías.
El Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001 debe sr objeto de la auditoría periódica en su totalidad, aunque esta tarea se puede llevar a cabo por partes, es decir, dividiendo la organización en diferentes parcelas las instalaciones, los aspectos o la gestión y auditándolas por separado.
Cuando se define el alcance de la auditoría, la empresa puede establecer cuáles serán los emplazamientos, los elementos del sistema o las actividades que considere oportunas.
Aunque no existe una frecuencia fija para llevar a cabo la auditoría, cómo mínimo debe realizarse una al año, debiendo encontrase perfectamente definida por la organización en función a los resultados de auditorías anteriores o del grado de control existente sobre los diferentes aspectos ambientales y el grado de implantación de la totalidad del Sistema de Gestión Ambiental.
Durante el proceso de elección de los auditores, la empresa tiene que optar por llevar a cabo la auditoría con el personal de la propia organización, por lo que para asegurar la objetividad y la imparcialidad durante todo el proceso, este tiene que estar libre de responsabilidades durante su actividad de auditor. En cambio, si la organización decide optar por contratar a personal de fuera de la organización, auditores externos, estos deberán tener las competencias oportunas y poder llevar a cabo la auditoría de forma imparcial y objetiva. Por lo que podemos concluir que la procedencia del auditor no determina si una auditoría es interna o externa.
Para realizar una auditoría interna se pueden utilizar personal de la propia organización o se puede contratar a personal ajeno a la organización. Sin embargo, para realizar una auditoría externa debe ser realizada siempre por personas ajenas a la organización, es decir, auditores externos.
Para apoyar a las organizaciones a la hora de realizar auditorías pueden consultar la norma ISO 19011 “Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental”.
Revisión por la dirección
La dirección de la organización debe evaluar la efectividad y el acondicionamiento del Sistema de Gestión Ambiental a las necesidades de la empresa y modificarlo si fuera necesario.
La dirección puede recopilar la información necesaria desde el punto de vista del funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental, para poder revisarlo durante intervalos planificados y asegurar su correcta implementación. La información más relevante puede venir dada por las auditorías, las evaluaciones de cumplimiento legal y otros requisitos, las comunicaciones externas, el cumplimiento de los objetivos y las metas, el estado de mantenimiento de las acciones correctivas y preventivas, etc.
La realización de la revisión por la dirección por parte de la gerencia de la organización debe contemplar la totalidad del Sistema de Gestión Ambiental y debe llevarse a cabo en diferentes periodos de tiempo. La frecuencia de revisión del sistema debe contar una cierta periodicidad, que debe estar previamente establecida y documentada.
Cuando ha finalizado la revisión, se procede a la obtención de conclusiones y líneas de mejora dentro del propio Sistema de Gestión. Si la gerencia de la organización lo estima oportuno, podrá realizar cambios dentro del Sistema de Gestión Ambiental. La revisión por la dirección se convierte en una de las herramientas clave durante el proceso de mejora continua.
La empresa debe mantener archivados todos los registros que presten evidencia de la realización de la revisión por la dirección.
Software para ISO 14001
El Software ISO14001 facilita la implementación, mantenimiento y automatización de un Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO-14001.
