ISO 14001: Auditoría de certificación

Sistema de Gestión Ambiental

Cuando una empresa implementa un Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO 14001, esta puede tomar la decisión final de certificarlo. Para esto, la empresa tiene que solicitar la certificación al organismo que se encuentra acreditado para tal fin.

Cuando ya se ha seleccionado a la empresa certificadora, la organización tiene que definir un plan de alcance de la certificación solicitada, es decir, debe exponer el conjunto de las actividades específicas que lleva a cabo durante los emplazamientos de la empresa y bajo una dirección perfectamente definida.

Además, la empresa tiene que comprometerse con la entidad certificadora a la hora de adoptar las medidas necesarias para que se pueda realizar la pertinente evaluación y usar la certificación que consiga conforme con lo que establezca el certificador.

Es necesario que la empresa solicitante facilite todos los datos requeridos por el certificador y por ello, antes de proceder a la auditoría de certificación, la empresa certificadora tiene que se consciente de:

• Los datos generales que hacen referencia a la entidad corporativa, es decir, el nombre, dirección, recursos humanos y técnicos, etc.
• Alcance y la estructura general del Sistema de Gestión Ambiental a certificar.
• Documentación de los elementos esenciales del Sistema de Gestión Ambiental (manual, procedimientos y otros documentos).

Cuando ya esta información se encuentra en conocimiento de la entidad certificadora la documentación necesaria, ésta elaborará un plan de actividades de evaluación y comunicará al solicitante la relación de miembros que compondrán al equipo auditor, para que éste muestre su conformidad.

La empresa certificadora tiene que designar un equipo auditor cualificado para evaluar toda la documentación recogida del solicitante y para realizar la auditoría en su nombre. La entidad de certificación, a la hora de designar el equipo auditor, se tienen que asegurar que disponen de las competencias técnicas para poder desempeñar su labor de forma adecuada y que no presente ningún interés que pueda modificar su criterio y actuar de manera parcial o discriminatoria.

El equipo auditor tiene la misión, durante todo el proceso de auditoría, examinar la estructura de la empresa, la política ambiental y los procedimientos de la organización, ya que deben confirmar que cumplen con todos los requisitos aplicables dentro del alcance de la certificación y comprobar de esta manera que los procedimientos se encuentran implantados y permiten tener la confianza necesaria en su Sistema de Gestión Ambiental.

La auditoría

Para realizar la auditoría de certificación del Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO14001 se suele separar en dos fases:

Fase I

Esta fase, por lo general, no se realiza en las propias instalaciones de la organización solicitante, ya que durante su desarrollo se realizan principalmente funciones de revisión de la documentación del Sistema de Gestión.

Cuando se inicia esta fase, el solicitante entregará toda la documentación relacionada con el Sistema de Gestión Ambiental a la entidad certificadora para que ésta pueda estudiarla con detenimiento.

La revisión realizada por la entidad de certificación se encuentra encaminada a asegurar que el solicitante se ha identificado y evaluado todos sus aspectos ambientales de una forma adecuada, que posee de todos los permisos y licencias de carácter ambiental necesarios, el diseño de sus Sistema de Gestión Ambiental satisface su política ambiental, que ha realizado una auditoría interna y las revisiones por la dirección se han realizado correctamente y responde a las comunicaciones relevantes de las partes externas interesadas.

Depende la empresa certificadora, durante la Fase I pueden ser exigidos para su inspección detallada todos los registros, las no conformidades del sistema y registros de las revisiones por la dirección o de comunicaciones, aunque por lo general suele llevarse a cabo la Fase II.

Fase II

El principal objetivo de esta etapa es identificar y recoger toda la información necesaria para llevar a cabo la auditoría y confirmar que el Sistema de Gestión Ambiental se encuentra conforme con todos los requisitos de la norma y se alcanzan los objetivos derivados de la política de la empresa.

En esta etapa se tiene que realizar obligatoriamente en las instalaciones del solicitante y se analizará la implementación de todos los elementos de la norma, con excepción de los que ya se encuentren auditados completamente y de una forma satisfactoria durante la Fase I.

Después de una reunión inicial, el quipo auditor visitará las instalaciones y centrará sus investigaciones en los siguientes aspectos:

• Identificar los aspectos ambientales y la posterior determinación de su importancia.
• Procedimientos que aseguran el cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos suscritos por la empresa.
• Los objetivos y las metas derivadas del proceso de evaluación.
• El control operacional.
• El seguimiento, medición, información de resultados y la revisión frente a los objetivos y metas fijados.
• Identificar y evaluar las no conformidades y la puesta en práctica de acciones correctivas y preventivas.
• Auditoría interna y revisión por la dirección.
• Compromiso de la dirección con la política ambiental.
• Relacionar la política, los aspectos ambientales y sus impactos asociados, objetivos y metas, responsabilidades, programas, procedimientos, resultados de la actuación, auditorías internas y revisiones.

Cuando ya se ha finalizado la auditoría in situ, el equipo auditor tiene que mantener una reunión con la alta dirección de la organización antes de abandonar sus instalaciones. En esta reunión, se comentará o se dará por escrito todos los resultados de la auditoría en lo que se refiere al cumplimiento por parte de la organización que formule las preguntas que crea oportunas sobre las conclusiones y los criterios en los que se basa el equipo auditor.

Una vez finalizado el proceso de auditoría in situ, el equipo auditor tiene que hacer entrega a la entidad de certificación un informe donde se recojan todos los hallazgos referentes al cumplimiento por parte de la empresa de todos los requisitos de la certificación.

El Software ISO-14001 favorece la identificación de los aspectos del negocio que tienen un impacto en el medio ambiente y la aplicación de las leyes ambientales, la generación de objetivos de mejora y un programa de gestión para alcanzarlos, así como su comunicación interna.