ISO 14001: Revisión de las actividades, servicios y productos en un Sistema de Gestión Ambiental

Sistema de Gestión Ambiental

Una vez hemos realizado la revisión de las prácticas en el Sistema de Gestión Ambiental, basado en la norma ISO 14001, de la organización y los componentes que se requieren necesitamos evaluar los impactos que tienen las actividades, los productos y los procesos que tiene relación con el medio ambiente.

Cuando ya tengamos disponible lo necesario para disponer de un Sistema de Gestión funcional, podemos evaluar las cosas que se gestionarán para mejorar la actuación ambiental.

Los objetivos principales de la revisión de las actividades, los productos y servicios son:

• Determinar los impactos ambientales que producen las actividades, servicios y productos que ofrece la organización.
• Determinar cuáles de todos estos impactos identificados son significativos.

La revisión de las actividades, servicios y productos, así como la revisión de los accidentes e incidentes ambientales pasados se deben realizar usando  un sencillo programa informático.

Aunque la revisión de las actividades, servicios y productos serán diferentes según las dimensiones, la naturaleza y la magnitud de su organización o lugar de operaciones, la información que se reúna y la forma de presentarla en el informe de revisión final no deben mostrar ninguna variación.  Para poder realizar una revisión completa de las actividades, servicios y productos se debe incluir lo siguiente:

1. Describir las operaciones generales llevadas a cabo en la organización, debe incluir un organigrama que identifique los procesos principales del funcionamiento general.
2. Se debe realizar una descripción de los productos principales del funcionamiento general.
3. Se tienen que realizar una descripción de los servicios principales del funcionamiento general.
4. Hay que identificar los aspectos e impactos ambientales de los procesos principales, incluyendo un diagrama del balance masivo que identifique las entradas y las salidas en cada uno de los procesos.
5. Tenemos que realizar una prueba de significación de todos los aspectos e impactos identificados.
6. Realizar recomendaciones para cada paso de los principales procesos.

En la mayoría de los lugares donde se realizan las operaciones se componen por muchos procesos, departamentos e interacciones, esta parte de la Revisión Ambiental Inicial, que normalmente suele ser una tarea compleja y desmoralizadora. Aunque también es un proceso lógico, directo y bastante llevadero, siempre que se haga de la forma adecuada. A la hora de asegurar que la investigación sea fluida, lo mejor es abordar la parte de la revisión visualizando todo el funcionamiento como una serie de pasos independientes y secuenciales de la producción, y no como una única unidad de producción.

Como ocurre en todos los procesos de revisión, no hay una forma establecida para realizar la revisión de las actividades, servicios y productos  de la organización.

De la misma forma que comenzó la Revisión Ambiental Inicial con una presentación de la organización bajo revisión, la revisión de las actividades, servicios y productos deben empezar con una presentación del funcionamiento general de la organización.

Descripción del funcionamiento general del sitio de operaciones

A la hora de describir el funcionamiento general del sitio de operaciones deberá explicar las actividades  que llevan a cabo en dicho lugar.

Para poder describir el funcionamiento general del lugar de operaciones se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

• Preparación de las preguntas

Se debe preparar una lista de preguntas cuyas respuestas proporcione suficiente información para poder describir el funcionamiento general del sitio de operaciones. A continuación, ponemos algunos ejemplos de las preguntas que pueden ser utilizadas:

¿Cómo se llama la actividad o el proceso general que se lleva a cabo en el lugar de operaciones de la organización?

¿Cuáles son los productos finales del funcionamiento general del lugar de operaciones?

¿Qué cantidades se producen y qué valor tiene en el mercado?

¿Cuántos procesos principales hay dentro del funcionamiento general del sitio de operaciones y cómo se denomina?

¿Cuáles son las principales entradas y salidas del funcionamiento general del sitio de operaciones?

¿Quién es el responsable general del lugar de operaciones?

¿Cuáles son las horas de funcionamiento del sitio de operaciones?

¿Quiénes son los clientes principales de los productos del sito de operaciones?

• Identificar todos los documentos de consulta

Se tiene que preparar una lista con los documentos que se desean consultar para obtener información adicional sobre el funcionamiento general del lugar de operaciones de la organización. La norma ISO 14001 tiene un apartado en el que se especifica los documentos de interés legal. En este caso, el ejemplo de listado que podemos poner es:

Planificación del lugar de operaciones de la organización.

Organigrama del funcionamiento general del sitio de operaciones.

Plano de la zona.

Lista de productos.

• Elaboración de la información sobre el funcionamiento general del lugar de operaciones

La norma ISO14001 nos aconseja elabora un listado en que se identifiquen a todas las personas que se desea entrevistar y se prepare un calendario en que indiquemos cuando queremos entrevistarlas.  La realización de las entrevistas y la consulta de los documentos que se solicitan a los aspirantes se utilizarán para obtener toda la información necesaria sobre el sitio de operaciones de la organización.

• Elaboración de un organigrama del funcionamiento del lugar de operaciones

La elaboración de un organigrama en que se represente, de una forma visual, el funcionamiento general de la organización. El organigrama tiene que indicar claramente cada uno de los procesos principales del funcionamiento del lugar de operaciones de la empresa. En cada recuadro del organigrama se debe indicar cada proceso.

• Describir el funcionamiento general del sitio de operaciones

Se debe utilizar la información recogida en las entrevistas, en los documentos y las observaciones generales, se tiene que preparar una descripción del funcionamiento general del sitio de operaciones.

Software para ISO 14001

El Software ISO-14001 simplifica la identificación de los aspectos del negocio que tienen un impacto en el medio ambiente y la aplicación de las leyes medioambientales, la generación de objetivos de mejora y un programa de gestión para alcanzarlos, además de posibilitar  la integración de la Norma ISO 14001 con otras normas, como la norma ISO 9001 y la norma OHSAS 18001, de una manera sencilla.