ISO 14001 ¿Cómo planificar una auditoria del Sistema de Gestión Ambiental?

Sistema de Gestión Ambiental

A la hora de realizar una auditoría del Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001 de una organización, se tienen que tener en cuenta los siguientes puntos.

Programa y procedimientos de una auditoría en el Sistema de Gestión Ambiental

En la norma ISO14001 encontramos un apartado que trata exclusivamente de la auditora del Sistema de Gestión Ambiental , en la que se incluyen los requerimientos que necesita tener la organización para poder establecer y mantener un programa y procedimos con lo que estas auditorías del Sistema de Gestión Ambiental  que se lleva a cabo de forma periódica. El Anexo A de la norma ISO-14001, proporciona una guía sujeta a un programa y  a los procedimientos en los que se deben incluir:

• Las actividades y áreas que han sido revisadas o considerar para su revisión durante todas las auditorías.
• La frecuencia con la que se deben realizar las auditorías.
• Las responsabilidades asociadas con la gestión y conducción de dichas auditorías.
• La comunicación de los resultados de auditoría.
• Las calificaciones, formación y competencia del auditor encargado de realizar la auditoria del SGA.
• Cómo se realiza la auditoría.

Vamos a describir como sería un procedimiento, programa  y alcance de la auditoría:

Para realizar el procedimiento se necesitan los siguientes datos:

Nombre del procedimiento, número de control documental, el propietario del documento (la persona que lo va a aprobar), la fecha en la que se realiza el procedimiento y un texto en que se indica a los que se compromete para cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental, debe poner ciertos apartados donde quede todo claro.

Para realizar el programa de auditoria del Sistema de Gestión Ambiental es necesario:

Dar un número de control documental, el propietario del documento (la persona encargada de aprobarlo) y la fecha en la que se realiza el programa.

Para editar el alcance de la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental es necesario:

En primer lugar se debe establecer el alcance de la auditoría basándose en los procedimientos y el programa ya editado. Además se debe realizar un litado en que se pongan los puntos que necesitan tenerse muy en cuenta.

Finalmente se tiene que establecer la frecuencia con la que se debe realizar la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental.

Planificación y control de la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental

Las auditorías del Sistema de Gestión Ambiental son un componente vital dentro del proceso de gestión ambiental ya que comprueba si el SGA se encuentra funcionado de la forma en la que se planificó. Es muy importante, tener un plan globalizado y bien elaborado para realizar la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental.

Cuando las auditorias se encuentran planificadas y se controla totalmente el conocimiento y la participación de las diferentes zonas de la organización, funciones y personas que se encuentran siendo auditadas, por lo que procederán de forma eficiente y abierta. Como la auditoría del SGA se interviene una gran cantidad de trabajo y de recursos, si se genera una adecuada planificación y control fundamental para minimizar la interrupción del negocio.

Lo que algunos deben o no deben hacer cuando se planifica y controlas la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental:

Hacer

• Planificar una auditoría completa del SGA realiza dentro de una franja de tiempo concreto que ha sido establecido en el procedimiento de auditoría del SGA.
• Coordinar el control de la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental con toras auditorías que se encuentran planificadas como puede ser la auditoría de calidad, de seguridad en el trabajo y la salud, ya que disminuyen los impactos en la organización.
• Asegurarse de que los auditores que llevan a cabo la auditoría se encuentra perfectamente cualificados para ellos.
• Se deben comunicar las etapas y las fases de la auditoría por anticipado.
• Recordar a los auditados que la auditoría del SGA se realiza de forma amistosa y que su fin es mejorar el sistema y no imputar quejas por disconformidades.

No hacer

• Ser flexible cuando se realiza el programa de la auditoría.
• Retrasarse.
• Subestimar el tiempo que se necesitará para realizar la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental.
• Permitir que cualquier auditado tenga la opción de salirse del programa de la auditoría porque el gerente insista en que su área se encuentra demasiado ocupada para ser auditada.
• Asustarse cuando la auditoría no sigue exactamente lo planeado.

Cuando preparamos un plan de auditoría y control, se tiene que tener en cuenta los siguientes puntos:

• La importancia ambiental de la actividad, incluyendo el impacto ambiental potencial.
• Resultados de auditorías previas.
• La cantidad de personas y documentos que se deben auditar.
• Establecer otras auditorias que se realicen en diferentes zonas, como puede ser auditoría de calidad y auditoría de salud y seguridad.

Durante el plan de auditoría y el control se puede desarrollar de forma que se permita la aprobación del sistema durante un evento singular o bien seleccionar diferentes elementos y departamentos en diferente tiempos.

Muestreo

Como en todas las auditorías, el Sistema de Gestión Ambiental se basa en un proceso de muestreo que un auditor no tiene tiempo suficiente para poder examinar con el detalle necesario. El auditor debe considerar el tamaño y el potencial del impacto ambiental de la actividad o función que se encuentre auditando y además se tiene que seleccionar al azar un número suficiente de muestras para representar adecuadamente el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001. Hay casos en los que el auditor utiliza una técnica de muestreo estadístico para poder determinar las muestras apropiadas a seleccionar en una auditoría partículas.

Es muy importante saber que los auditados que presenten una disconformidad cero en una muestra no significan que no haya problemas. Además durante el proceso de muestreo, la auditoría puede no cubrir una disponibilidad o incumplimiento existente.

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