ISO 14001: Responsabilidades durante una auditoría de SGA
Sistema de Gestión Ambiental
Los auditores y el auditado tienen ciertos deberes sobre el proceso para poder realizar las auditorías del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 de una forma efectiva y eficiente.
Cualificaciones del auditor
La auditoría interna del Sistema de Gestión Ambiental es un elemento crítico del Sistema de Gestión en general, ya que los resultados de la auditoría son utilizados por la alta dirección para poder determinar un Sistema de Gestión Ambiental basado en ISO 14001 de una forma adecuada, correcta y efectiva. Además, es muy importante que los que realizan dichas auditorías del Sistema de Gestión Ambiental se encuentren perfectamente cualificados para tal fin. La efectividad del Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001 genera una gran oportunidad de afectar de una forma significativa al medio ambiente, se debe identificar la formación que presente el auditor del SGA y se tienen que establecer los niveles de competencia como exige la norma ISO 14001. Las calificaciones del auditor tiene que ser definidas en lo procedimientos de auditoria del Sistema de Gestión Ambiental.
Los puntos que debemos considerar a la hora de definir las cualificaciones del auditor son:
- Tamaño y complejidad de la empresa
- Misión u objetivos de la empresa
- Recursos disponibles para poder realizar la auditoria del SGA
- Disponibilidad y coste de las clases de formación
- Potencial para contratar a un consultor que dirija la auditoria
- Registro
Las habilidades y la formación frecuentemente identificada como requisitos para los auditores contienen:
- Conocimientos de la organización del Sistema de Gestión Ambiental y los requisitos de la ISO 14001.
- Conocimiento de la metodología de auditoría del Sistema de Gestión Ambiental.
- Experiencia ambiental
- Experiencia de auditoría y formación
- Conocimiento de los requisitos legales que son aplicables
- Capacidad y habilidad de relación interpersonal
- Habilidades para la expresión escrita
- Habilidades para la comunicación
Aunque no se encuentra especificado en la norma ISO 14001, la persona encargada de conducir las auditorías internas del Sistema de Gestión Ambiental tiene que recibir una formación específica en torno a la gestión del sistema de auditoría.
Dicha formación es muy importante para asegurar que el auditor se encuentra capacitado para realizar la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental basada en ISO 14001 de una forma adecuada y efectiva. Dependiendo de la complejidad que presente el sistema, la formación se puede realizar en un solo día o necesitar más tiempo. Los conocimientos básicos con los que deben contar los auditores del Sistema de Gestión Ambiental son sobre:
- Conocimientos básicos de la norma ISO 14001
- Planificación de auditorías
- Preparación de una agenda para llevar a cabo la auditoría
- Desarrollar la metodología de auditorías
- Conducir una sesión de apertura
- Conducir la auditoría y entrevistar a los trabajadores
- Realizar informes y comunicaciones
- Conducir la sesión de clausura
- Redactar un informe final con todas las conclusiones
- Seguir y cerrar los informes de disconformidad
Responsabilidades del auditor
El equipo encargado de realizar la auditoría tiene muchas responsabilidades cuando realiza el seguimiento de la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental.
Auditor jefe: es el responsable de coordinar todas las actividades que realizan durante la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001.
Auditor: las responsabilidades del auditor son seguir el protocolo y la metodología establecida por el auditor jefe, verificar que el SGA se encuentre en consonancia con los requisitos establecidos en la norma ISO 14001, y escribir los hallazgos de no conformidad comunicándoselos al auditado.
Experto técnico: no en todas las ocasiones es necesaria esta figura, pero se incluye dentro del equipo de auditoría si es necesario, ya que presenta unos conocimientos muy determinados de las técnicas industrias específicas del Sistema de Gestión Ambiental en esa organización.
Lo que el auditor debe y no debe hacer
El equipo encargado de realizar la auditoría tiene que ser cuidadoso con el hecho de que muchos que se encuentran siendo auditados miran a los auditores como las personas que pretenden exponer sus debilidades. Para que un auditor realice su trabajo perfectamente deberá tener en cuenta:
- Estar preparados: es decir, asegurarse de que el equipo auditor se encuentra cualificado, que sigue un protocolo y una metodología de auditoría definida, revisar el manual del SGA y los procedimientos ambientales.
- Situar y confinar las auditorías al alcanzar lo acordado: no proseguir con el proceso en las áreas en las que se encuentran fuera del alcance.
- Utilizar técnicas de preguntas de auditoría óptimas: escuche bien todo lo que le tienen que decir, realice preguntas abiertas y asegúrese de que se responde a las preguntas.
- Permanecer objetivo: auditar las zonas según los requisitos de la norma ISO 14001 y no comparar unas zonas con otras.
- Optimizar los atributos personales: hay que se profesional, cortés y amistoso.
- Asegurar el protocolo adecuado: mantener y cumplir con la agenda, realizar las tareas correctas y documentar las recomendaciones de la auditoría.
Los auditores no deberían hacer lo siguiente:
- Caer en aspectos personales: no pueden ser polémicos, no discuta, no sea puntilloso ni culpe a nadie por ninguna no confirmadas y no sea arrogante.
- Dirija al auditado: no haga preguntas cerradas, no consulte y no haga referencias a lo que usted puede pensar en el mejor modo de la hacer las cosas.
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