Procedimientos en el SGA y SGC
Sistema de Gestión Ambiental
Muchas empresas pueden pensar que funcionan de una forma específica y que por lo tanto integrar el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 y el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 no es necesario, ya que sólo provoca que se genere una gran cantidad de papeleo innecesario.
Las organizaciones descubren cuando comienza a integrar sus sistemas, que muchos de los procedimiento que existen en el Sistema de Gestión Ambiental ya existen en el SGC. Por lo que la capacidad de utilizar los procedimientos del SGC en el apoyo del cumplimiento del Sistema de Gestión Ambiental disminuye mucho el papeleo.
Las organizaciones se exceden a la hora de generar una respuesta para todos los requisitos y llevan a cabo un Sistema Integrado que es mucho más exigente y molesto de lo que es necesario para poder satisfacer todos los requisitos, por lo que se termina generando una mala impresión de que un Sistema Integrado es un sistema que sólo genera papeleo. El sistema que mejor funciona es el sistema más sencillo pero que contemple todos los elementos que imponen las normas, tanto la ISO14001 como la IOS 9001.
A pesar de la creencia generalizada la magnitud de la empresa afecta al modo en que se integran las normas ISO 9001 e ISO-14001, se ha llegado a la conclusión de que existe un factor diferenciador crítico que es la estructura de la organización.
Los grupos son independientes en lo que respecta a las cuestiones de calidad y medio ambiente lo que mostrará una mayor tendencia al encontrase dificultades a la hora de conseguir interpretar a las organizaciones en las que el responsable es un equipo multifuncional.
El objetivo de garantizar una planificación, gestión, implementación y evaluación del Sistema Integrado, tiene que existir en la propia organización u n grupo bien definido que cuente con la responsabilidad y la autoridad sobre el Sistema Integrado. Si bien es probable que la ejecución de muchas de las tareas no es responsabilidad directa del grupo, pero si tiene responsabilidad el grupo de efectuar un seguimiento de todas las tareas y asegurar que se cumplen de forma eficaz. Las personas que se encargan de asegurar la calidad que tienen asignadas la responsabilidad del diseño y la implementación de un Sistema Integrado.
Los pasos que conducen a la integración representan de una manera secuencial, es posible que alguno de ellos coincida por parte de que muchos de ellos se ejecuten al mismo tiempo. Las empresas son dinámicas y sus negocios prosiguen al tiempo que se implanta el Sistema Integrado.
Antes de acometer sobre la implementación de dicho sistema, es recomendable realizar un plan maestro. Este documento se desarrolla de la misma forma que cualquier otro gran plan empresarial. Los pasos típicos de dicho plan son los siguientes:
- Identificar los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental
- Determinar lo que ya existe en el Sistema de Gestión Calidad
- Desarrollar procedimientos
- Implantar el Sistema Integrado
- Verificar la implantación
Identificación de los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental
Es muy importante entender cada requisito del Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001, con relación con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad según la ISO 9001. El primer paso es la evaluación de lo que la organización se encuentra haciendo en la actualidad y lo que será capaz de hacer en un futuro. La comparación que se realiza en el nombre del análisis son las deficiencias, y se ayuda a identificar todos los procedimientos y las prácticas existentes, evaluando todos los procedimientos y estas prácticas con respecto a los requisitos de la norma ISO14001 e identificar las deficiencias.
Lo más sencillo es crear una matriz con la que reflejar cada requisito de la norma ISO-14001 con los que identificar todos los requisitos que también aparezcan en el Sistema de Gestión de la Calidad.
Se tiene que realizar un inventario con todos los procedimientos de calidad existentes en la empresa. Los efectos que genera este estudio, genera procedimientos en los que se incluyen las políticas, las instrucciones y los instrumentos con lo que establecer la manera de que la persona realiza las operaciones, gestiona los negocios y lleva a cabo las actividades.
Depende directamente de la magnitud de la organización, por lo que se pueden utilizar diferentes métodos para realizar dicho inventario. La organización se asegurad de la calidad, ya que es responsable de la recopilación de procedimientos escritos. La empresa de la calidad tiene que acudir a las diferentes zonas de trabajo para comprobar que el modo en que se efectúa el control de las operaciones es el adecuado y que el personal lleva a cabo las acciones permitidas. Los procedimientos escritos, es fundamental mantenerlos actualizados, ya que a veces se modifica la forma de trabajar pero no se refleja en dichos procedimientos.
Los procedimientos no escritos tienen una gran relevancia dentro de la organización y tienen que ser considerados dentro del marco de esfuerzos planificados y como parte importante de los datos que han sido recopilados. Con el fin de evaluar y documentar todas las prácticas establecidas, resulta necesario entrevistar al personal implicado en su ejecución.
Se debe realizar un análisis detallado de los procedimientos y las prácticas con el fin de identificar todos los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental que se encuentran en la matriz. La información que se introducen en una versión ampliada de la matriz es utilizada para identificar los procedimientos y las prácticas existentes que pueden utilizarse para satisfacer todos los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001. El resultado obtenido es la identificación de los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental para los que ha sido preciso desarrollar procedimientos.
Software para ISO 14001
El Software ISO14001 de ISOTools facilita la implementación, mantenimiento y automatización de un Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO-14001.
