ISO 14001: ¿Cómo alcanzar el éxito de un programa de auditoría?
ISO 14001
Existen un gran número de preguntas para que un auditor del Sistema de Gestión Ambiental inicie el proceso de auditoría y determinar si se cumplen todos los requisitos de la norma ISO 14001 a todos los niveles de la organización.
Todas las preguntas son abiertas y empiezan con quién, cómo, dónde, cuándo o qué. Todas las respuestas a dichas preguntas que normalmente serán conducidas por el auditor hacia caminos serpenteantes mediante el Sistema de Gestión Ambiental. El auditor es la persona responsable de elaborar las preguntas de auditoría a medida que se avanza en este camino. No existen listas de comprobación de preguntas que se adapten a todas las situaciones que puedan surgir. Un auditor efectivo es el que piensa sobre la marcha y pregunta sobre cosas que puedan conducir en el camino adecuado la auditoría. Es por esto que los auditores formados y con experiencia son muy importantes.
Vamos a proponer un ejemplo del camino que un auditor siguió durante varios días en una auditoría del Sistema de Gestión Ambiental ISO14001. El auditor siguió el camino que comienza en ver las comprobaciones realizadas durante la sesión de apertura y se continua revisando los aspectos significativos del proceso, se ajustan objetivos y consignas, a tareas y responsabilidades, al control de operaciones y monitorización.
En la sesión de apertura, el responsable de gestión del Sistema de Gestión Ambiental constató que la ubicación había jugado un papel muy importante durante la iniciación y la identificación de una actividad de acción correctiva de las aguas subterráneas, por las fugas ocurridas durante 10 años atrás.
El auditor prepara algunas preguntas que se deben responder durante la auditoría de los aspectos y procedimientos más significativos. Cuando éstos se encuentran en proceso de revisión, el auditor examina de forma esencial la evaluación por parte de la organización de la acción correctora sobre las aguas subterráneas, como un aspecto muy significativo.
Estas son las preguntas que realizó el auditor al equipo que llevo a cabo la evaluación de los aspectos significativos con respecto a las acciones correctoras del agua subterránea:
- ¿Cuáles son los aspectos significativos de la empresa?
- ¿Cómo se considera la acción correctora en las aguas subterráneas durante este proceso?
- ¿Se puede considerar acción correctiva significativa?
- ¿Qué criterios utilizan para realizar la determinación?
El auditado indica que la acción correctiva realizada sobre las aguas subterráneas fue significativa y demostró como evaluó los procedimientos de la organización.
Con toda esta información el auditor debe preparar más preguntas para la siguiente reunión con los responsables de implementar el procedimiento de identificación de los requisitos legales y otros de la empresa. Durante la siguiente reunión, el auditor preguntó:
- ¿Cuáles son los requisitos legales que deben establecer y mantener los programas de acción correctiva?
- ¿Cómo se identifica usted y comunica dichos requisitos?
- ¿Quién es la persona responsable de implementar el programa?
- ¿Qué criterios de rendimiento son requeridos legalmente?
El auditado respondió satisfactoriamente a las preguntas realizadas por el auditor. Estas preguntas se le ocurrieron al auditor teniendo en mente los objetivos y consignas de la empresa y las tareas y responsabilidades documentadas.
Cuando se realizan auditorías de objetivos y de consignas de documentos, el auditor preguntó si éstos se habían establecido para las acciones correctoras del agua subterránea. El auditado respondió que en esos momentos no. El auditor después se preguntó si la actividad había sido considerada estableciendo los objetivos y las consignas. El auditado respondió que la actividad fue considerada, pero no se fijaron objetivos y consignas, en su lugar, la organización implementó y mantuvo los procedimientos para controlar de forma operacional la acción correctiva. Esta fue la respuesta aceptable porque no requieren objetivos y consignas para todos los diferentes aspectos significativos en cuanto a que existan procedimientos de control operacional.
Mientras se encuentran revisando las tareas y las responsabilidades documentadas el auditor examinó de forma específica la intrusión de una persona responsable de establecer, implantar y mantener una acción correctiva en las aguas subterráneas. De forma adicional el auditor busca a la persona autorizada para firmar los formularios de permiso y los informes a las entidades legales. Basándonos en la revisión documentada, el auditor surgiere que se realice una pequeña modificación de los establecido y pidió hablar con la persona responsable de implementar, establecer y mantener el plan de acciones correctivas del agua subterránea.
Una vez se entrevista con la dicha persona, el auditor pregunto lo siguiente:
- ¿Cuáles son sus tareas y responsabilidades en función al Sistema de Gestión Ambiental?
- ¿Cómo se comunican las tareas y las responsabilidades?
- ¿Recibió usted alguna formación especial a la hora de realizar las tareas?
- ¿Quién tiene los registros de formación?
- ¿Cómo se implementa y se mantiene el plan de acción correctiva en las aguas subterráneas?
El auditado respondió de forma adecuada a todas las preguntas que se realizaron acerca de sus tareas, responsabilidades y formación. Con respecto a la implementación y al mantenimiento del plan de acción correctiva del agua subterránea, el auditado respondió que existen procedimientos para el control operacional que están estrechamente relacionados con los planes de acciones correctivas, estos son desarrollados y mantenidos por una empresa externa.
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