ISO 14001: Auditoría de registro de un Sistema de Gestión Ambiental
ISO 14001
Cuando la organización haya alineado el Sistema de Gestión Ambiental según los requisitos de la ISO 14001 debe tener en cuenta el registro. Las razones para registrar las auditorías dependen de cada organización, se deben incluir los elementos básicos como pueden ser los requisitos del clientes, las ventajas en el mercado, la validación de que la empresa actúa según las disposiciones planeadas, la evaluación de la eficacia y la efectividad del Sistema de Gestión Ambiental e identificar todas las oportunidades de mejora continua del SGA.
La auditoría del Sistema de Gestión Ambiental es un proceso de verificación sistemática del objetivo necesario para poder determinar si la organización se ajusta a la planificación de la gestión ambiental.
Una vez que la alta dirección ha decidido realizar el registro de auditorías es necesario que conozcan el procedimiento completo.
Las auditorías de registro se encuentran dirigidas al proceso de dos etapas, en las que se incluyen una auditoría inicial y una auditoría final.
La empresa tiene el poder de decidir si elige la auditoría de evaluación previa. Los detalles de cada tipo de registro pueden variar según el registrador, aunque se deben incluir básicamente todos los elementos que vamos a definir a continuación.
Auditoría de evaluación previa
La auditoría de evaluación previa no es obligatoria y no forma parte del proceso de registro. A la hora de realizar la auditoría la persona que se encarga de realizar el registro básicamente realiza una mini auditoría inicial y auditoría final. Se debe realizar una auditoría previa, una agenda, una sesión de apertura, visitas al lugar, revisar la documentación, realizar entrevistas a los trabajadores, una sesión de clausura y finalmente se genera un informe de disconformidad. Una auditoría de evaluación previa bien realiza ofrece información básica del estado del Sistema de Gestión Ambiental.
La auditoría de evaluación previa no puede ser considerada como parte del proceso de auditoría, ya que no se exige a la organización tomar ninguna acción correctora y preventiva de las disconformidades detectadas, pero la mayoría de las organizaciones toman la decisión de corregir dichas desconformidades.
Las personas encargadas de realizar los registros se espera que olviden todo lo que han podido ver durante su estancia en la organización. Ya que no es considerado como parte del proceso cuando los auditores vuelvan a la organización para realizar las auditoría inicial y la auditoría final no se permite que tengan ideas preconcebidas de como se ha implantado el Sistema de Gestión Ambiental.
Una evaluación previa ofrece una oportunidad única a los trabajadores de tener experiencia del proceso de auditoría antes de que empiece la auditoría de certificación real.
Auditoría inicial
En las auditorías iniciales, la persona encargada de registrar la auditoría en el lugar elegido, tiene que realizar una revisión documental y evaluar el control de todos los elementos de la norma ISO 14001. La implicación de los trabajadores de la organización es muy limitada, por lo que los que tendrán más protagonismo serán los representantes del Sistema de Gestión Ambiental y el equipo ambiental. El principal propósito de la auditoría inicial es comprobar que el Sistema de Gestión Ambiental se encuentra adecuado a los requisitos de la norma ISO 14001. Por esto hay que poner especial énfasis sobre la política ambiental y apoyar a la organización en sus elementos, la identificación de aspectos significativos, ajustar todos los objetivos y realizar una revisión por la dirección. Toda la no conformidad encontrada durante la auditoría inicial se tiene que solventar en un plazo de 90 días o antes de dar comienzo a la auditoría final.
Auditoría final
El objetivo perseguido durante la auditoría final es comprobar que el Sistema de Gestión Ambiental entero se encuentra implementado y mantenido de una forma correcta. Todo el SGA debe ser comprobado. La auditoría final debe incluir una revisión completa de todos los documentos que se vieron en la auditoría inicial y revisar las acciones correctoras y preventivas que se han utilizado para satisfacer las no confirmadas encontradas con anterioridad. Por los que se deberá realizar una revisión en profundidad de todos los requisitos de la norma ISO 14001, en particular de los programas de gestión ambiental, control de operaciones, monitorización y medida, documentación del Sistema de Gestión Ambiental y registros ambientales. Durante la auditoría, hay que realizar numerosas entrevistas a los trabajadores.
En las auditoría inicial, las no conformidades que se han identificado se tienen que solventadas en un plazo de 90 días. Una vez han sido resueltas, el auditor jefe recomendará a la organización que se lleve a cabo el registro. Durante este punto una persona que es independiente dentro la oficina del registrado tiene que revisar toda la información que ha sido facilitada por el auditor jefe, en las que se incluye el alcance de la auditoría, las notas del auditor, las disconformidades halladas y la finalización de éstas. Cuando la revisión compruebe que todos los aspectos de la auditoría son satisfactorios, el registrador emitirá un certificado de registro para la norma ISO 14001. En dicho certificado se debe incluir el nombre de la organización, el nombre del registrador, el alcance de las operaciones, la fecha de edición y el cuerpo de la acreditación.
Software para Sistema de Gestión Ambiental
El Software ISO 14001 simplifica la identificación de los aspectos del negocio que tienen un impacto en el medio ambiente y la aplicación de las leyes medioambientales, la generación de objetivos de mejora y un programa de gestión para alcanzarlos, además de posibilitar la integración de la norma ISO 14001 con otras normas, como la norma ISO 9001 y la norma OHSAS 18001, de una manera sencilla.
