ISO 14001: La documentación del Sistema de Gestión Integrado

ISO 14001

La norma ISO 9001 y la norma ISO 14001 exigen tener una documentación formal del Sistema de Gestión, lo que no te obliga es a optar por los diferentes formatos en los que se pueden encontrar. La norma ISO14001 especifica que es necesario describir los elementos básicos del Sistema de Gestión Ambiental.

La documentación de un Sistema de Gestión Ambiental  suele utilizar cuatro tipos de documentos. El primero es la jerarquía con la que el manual del sistema proporciona una breve descripción de todo el sistema. La segunda incluye todos los procedimientos del ámbito del sistema. En el tercer tipo se establecen las instrucciones, siendo los registros y los formularios los que hacen de apoyo a todo el Sistema de Gestión Ambiental. El formato en el que se presenten dichos documentos va a variar dependiendo de las propias organizaciones.

Manual del Sistema de Gestión

El objetivo que persigue este manual es servir como medio de comunicación de las políticas de la empresa, se identifican todos los elementos ambientales y de la calidad en los que se incluyen los Sistemas de Gestión y se define quien tiene la responsabilidad y la autoridad sobre el Sistema de Gestión Ambiental.

La norma ISO-14001 no exige que el documento que ocupa el nivel 1 se amolde a la forma del manual. Lo que establece la norma ISO 14001 es que las organizaciones tiene que describir los diferentes elementos básicos del Sistema de Gestión en formato papel o electrónico. La norma ISO 9001 exige que la descripción del sistema adopte la forma del manual. Por lo que un sistema totalmente integrado será utilizado en un manual.

El manual proporciona las bases que sirven para desarrollar los procedimientos y las instrucciones. Se identifican los requisitos específicos que se han controlado por procedimientos o instructivos de trabajo, estableciendo referencias de todos los procedimientos e instrucciones de forma que la persona que lo tenga que leer pueda localizar de forma rápida los documentos que se encuentran asociados.  No existe un formato estándar para el manual del sistema. Aunque si es necesario que se incluyan los siguientes puntos:

• Índice de materias: los manuales de la calidad suelen presentar elementos del sistema en el orden numérico utilizado por la norma ISO 9001. Con bastante frecuencia, el sistema de numeración se mantiene a la hora de integrar elementos de la norma ISO14001 dentro del manual de sistema de gestión de la calidad que ya existe. Como la norma ISO-14001 usa una secuencia numérica diferente, es muy posible que los lectores tengan dificultades a la hora de localizar información relacionada con elementos ambientales del sistema.  Para evitar los posibles conflictos que puede llevar a confusión, el manual debe ofrecer un índice en el que se establezcan las referencias cruzadas entre ambas normas.
• Política de la calidad: la política de la calidad se utiliza para poder transmitir todos los compromisos obtenidos por la organización respeto a la calidad y al medio ambiente, por lo que proporciona las diferentes directrices sobre la forma de realizar la implementación determinando los elementos del sistema.
• Política ambiental: la política ambiental realiza por la organización, compromete a ésta a prevenir la contaminación. Además, ofrece un marco condicionante para poder fijar los objetivos y las metas ambientales.
• Estructura organizativa: debe describirse la entidad organizativa a la que se aplicará el sistema y si es necesario, se tiene que definir con suficiente claridad que unidades funcionales se encuentran excluidas de su zona de aplicación.
• Autoridades y responsabilidades: se tiene que identificar el cargo del personal que sea clave para el sistema y se encuentren sus responsabilidades definidas dentro del sistema, por lo que se deben tener en cuenta  la hora de implementar y mantener el sistema.
• Elementos del sistema: se tiene que describir todos los elementos que exigen las normas rectoras.
• Referencias: se tiene que identificar toda la documentación asociada de forma que el lector puede obtener detalles adicionales en caso de que así lo desee. Se tiene que incluir los procedimientos dentro del ámbito del sistema, las instrucciones de trabajo u otros documentos diferentes, como pueden ser diagramas de flujo de procesos que se utilicen como apoyo a la implantación de los elementos del sistema.

El manual tiene que reflejar el sistema en sí, por lo que la organización ha decidido implementar y por lo tanto, este sistema será único para esta organización. Algunas de las organizaciones caen en la tentación de utilizar un manual genérico llevado a cabo por asesor o adoptar el manual de otra organización y modificar el lenguaje. Esto es algo erróneo, ya que estos manuales no reflejan las prácticas reales que la organización realiza y por consiguiente, no se describe el sistema que efectivamente se ha implementado. El manual tiene que reflejar fielmente el compromiso de la organización y describir con precisión el modelo que se quiere implementar.

Las organizaciones que ya tienen una certificación en ISO 9001 suelen utilizar el manual de la calidad que ya habían realizado como base para poder llevar a cabo el manual del Sistema Integrado. En lugar de realizar uno nuevo, introducen texto en los lugares adecuados para poder ampliar el manual y asegurándose que se abordan todos los elementos del Sistema de Gestión Ambiental  que son exigidos por la norma. La ventaja de este método en que en un único manual se encuentran todos los requisitos de ambas normas.

Hay diferentes inconvenientes, el principal es que se suele  conservar los números de sección del manual original, lo que corresponde con los números de las cláusulas de la norma ISO 9001, que no son los mismos que los de la norma ISO 14001. Esto puede generar diferentes confusiones entre los usuarios que se están familiarizando con la numeración de la norma ISO14001, e incluso podrían no ser capaces de localizar la información.

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