Procedimientos combinados para los Sistemas de Gestión Integrados

Sistema de Gestión Ambiental

Según la norma ISO 14001 el objetivo que persigue un procedimiento es garantizar que la actividad que se está realizando se lleva a cabo de una forma totalmente consecuente.

La norma ISO 9001 exige a las organizaciones que presten su colaboración para documentar los procedimientos, siempre que sean coherentes con los requisitos establecidos en la norma. Podemos poner los siguientes ejemplos de procedimientos documentados:

• Revisión del contrato.
• Controlar y verificar el diseño del producto.
• Controlar la documentación y los datos obtenidos.
• Estar conforme con el producto adquirido.
• Verificar, almacenar y mantener los productos que han sido suministrados por los clientes.
• Identificar los productos.
• Identificar cada producto individual.
• Controlar los procesos de fabricación, instalación y servicio posventa.
• Inspección y ensayo de recepción.
• Calibrar y mantener los equipos en perfecto estado ante cualquier inspección.
• Controlar los productos que presenten no conformidades.
• Tomar acciones correctoras.
• Tomar acciones preventivas.
• Manipular, almacenar, embalar, conservar y entregar los productos satisfactoriamente.
• Identificar, recoger, acceder, almacenar, mantener y eliminar los registros.
• Planificar y realizar auditorías internas de calidad.
• Identificar las necesidades de capacitación de los trabajadores.
• Prestar la formación suficiente.
• Realizar actividades de servicio posventa.
• Implantar técnicas estadísticas.

La norma ISO14001 también establece que las organizaciones deben realizar y mantener actualizados los procedimientos. El estándar ISO-14001 sólo especifica que los procedimientos se tengan que documentar en tres cláusulas que son:

• Criterios operacionales y de mantenimiento para realizar actividades asociadas a aspectos ambientales significativos.
• Seguir y medir las actividades que puedan generar un impacto significativo sobre el medio ambiente.
• Evaluar el cumplimiento de la legislación que le compete.

Cualquier otra mención que se incluya en la norma ISO 14001 sólo hace referencia a procedimientos en lugar de procedimientos documentados, la distinción entre ambas es intencionada para dar respuesta a la gran preocupación de que la norma ISO 9001 se pueda convertir en un simple ejercicio de papeleo. Para evitar esto en la norma ISO14001 los redactores han dejado cierta libertad a las organizaciones para que decidan qué cantidad de documentación será la necesaria para poder centrar los recursos en el diseño y la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental eficaz.

La mayor parte de las organizaciones que han implementado un Sistema de Gestión Ambiental ISO-14001 tienen documentados sus procedimientos aunque la norma no obligue a ello. Toda esta documentación genera una comprensión y una implementación coherente en toda la empresa, además garantiza que el Sistema de Gestión Ambiental funciona de una forma eficaz y eficiente si los empleados clave se encuentran ausentes.

Las organizaciones que deseen integrar de una forma total el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Gestión Ambiental tienen que documentar todos los procedimientos. Sin embargo, las organizaciones que aspiren a integrar parcialmente los Sistemas de Gestión sólo deberán documentar los procedimientos comunes de ambas normas, aunque los procedimientos exclusivos de la norma ISO 14001 no tendrán que ser documentados de forma obligatoria.

Los autores de las normas ISO consideran oportuno documentar todos los procedimientos para poder garantizar la compresión común y poder realizar una implementación de forma coherente en toda la organización.

Cuando se están integrando ambas normas, ISO14001 e ISO 9001, y existen procedimientos prácticamente iguales, lo normal es crear uno solo que pueda ser utilizado para satisfacer a los dos grupos de requisitos. Todos los elementos de la norma ISO 9001 e ISO-14001 que presentan requisitos similares y que por lo tanto, se puede establecer un único procedimiento son:

Redacción de procedimientos

Los primero que debemos tener en cuenta es qué procedimientos son los necesarios. La mejor forma de hacerlo es generar un diagrama de flujo en el que se encuentren reflejados los procesos principales de la empresa. Por lo que lo más fácil es realizar un recorrido secuencial por las operaciones de la organización de principio a fin.

Después tenemos que examinar cada procedimiento que se ha identificado en el diagrama de flujo con el principal objetivo de determinar si se requieren procedimientos específicos.

A continuación, se tiene que comparar el diagrama de flujo completado con los requisitos que se encuentran incluidos en la norma ISO 9001 e ISO14001. En el diagrama de flujo se tienen que configurar los procedimientos específicos de las normas ISO. Si por algún casual los procedimientos específicos están ausentes se deberán añadir de inmediato. Lo normal es que en un Sistema de Gestión Integrado nos encontremos con unos 35-45 procedimientos.

Podemos llegar a la conclusión que el diagrama de flujo es una herramienta muy importante a la hora de realizar los procedimientos en cualquier Sistema de Gestión.

El segundo paso será revisar si ya existen procedimientos para algún proceso identificado en el diagrama de flujo. Para cada uno de los procedimientos habrá que observar a los trabajadores que lo utilizan y documentar de forma exacta lo que realizan. En base a la experiencia podemos introducir cambios  y una vez que se ha modificado el procedimiento hay que observar la nueva forma en la que se utiliza y documentar lo que realiza para poder continuar modificándolo hasta conseguir el objetivo perseguido.

Los elementos típicos que se incluyen en un procedimiento son:

• Encabezamiento: se incluye toda la información de identificación que exigen las normas, en este caso ISO 9001 e ISO 14001.
• Objeto: explica por qué se ha implementado el procedimiento.
• Campo de aplicación: unidades funcionales o individuos a los que se aplica el procedimiento.
• Definiciones: identifica palabras desconocidas.
• Referencia
• Procedimiento
• Registros, formularios e informes
• Diagrama de flujo: representa gráficamente todos los pasos del procedimiento.

Software ISO 14001

El Software ISO14001 posibilitar la integración de la norma ISO-14001 con otras normas, como la norma ISO 9001 y la norma OHSAS 18001, de una manera sencilla.