ISO 14001 ¿Cómo elaborar un informe de auditoría?

Sistema de Gestión Ambiental

La norma ISO 14001 propone que se realicen auditorías. El auditor jefe es la persona responsable de generar el informe de auditoría que será el registro oficial de la auditoría. El auditor jefe se debe asegurar de que el informe refleja todos los descubrimientos y las conclusiones obtenidas de la auditoría. En el informe que se deberá indicar si el Sistema de Gestión Ambiental cumple con todos los requisitos de la norma ISO14001 y se ha sido implementado con éxito y mantenido adecuadamente.

El informe de auditoría tiene que estar recogido de forma escrita lo ante posible para así facilitar que el auditado comience a realizar las acciones correctivas necesarias.  Por regla general, todos los informes de auditoría son presentados en un plazo que no supere los 10 días laborales siguientes a la última reunión. En el informe de auditoría se debe incluir:

• Información previa: en esta etapa se describe el propósito, el campo de aplicación y los objetivos de la auditoría. Se prepara un listado de la empresa que va a ser auditada con la fecha y el lugar de la auditoría, además de los auditados y los auditores que van a participar en la auditoría. En esta sección se incluye la autoridad de aprobación del informe y las firmas pertinentes.
• Resumen para ejecutivos: puede que los ejecutivos clave no estén a tiempo para que sean leídos en el informe completo. Si no existiera esta sección, todos los descubrimientos de la auditoría no recibirán la atención debida. Se tiene que resumir la eficacia que ha sido observada por los elementos del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 siendo el objeto de la auditoría. Además se tiene que incluir un breve resumen de no conformidades y proponer el plazo de tiempo estimado para presentar un plan de acciones correctivas.
• Identificación de los descubrimientos: en el informe se identifican las no conformidades y las pruebas objetivas que han sido justificadas. Para esto existen muchos formatos.

Conocemos varios métodos que son muy útiles, estos son:

Existe un método que es muy eficaz cuando una empresa se prepara para la certificación. Facilita que se evalúen los puntos fuertes y débiles del Sistema de Gestión Ambiental requisito por requisito, por lo que se puede señalar de forma exacta donde se han de centrar todos los esfuerzos para poder mejorar el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001.

Otro método es muy eficaz para determinar el tipo y el alcance de los problemas que se encuentran dentro de los diferentes departamentos. El informe se puede encontrar estructurado según el área visitada durante la auditoría.

Las pruebas objetivas son, por ejemplo:

Los reactivos que se encuentran almacenados en un armario del laboratorio. El auditor examina todos los contenedores de ácido, isobutírico hidratado, ácido cítrico, resina de intercambio, hidróxido sódico y fenolftaleína. Ninguno de los contenedores indicaba en el que estado se encontraba. No estaba indicada la fecha de recepción ni la fecha de vencimiento.

En el libro de registro del mantenimiento del sistema de agua pura indica la entrada en la que se sustituyen  los cartuchos en diciembre de 1992. Las marcas que presenta el cartucho indican que dichos cartuchos se han cambiado en diciembre de 1993. El horno OEL nº 114 tiene una etiqueta de mantenimiento que carece de información.

Existe un formato, poco utilizado, pero muy eficaz a la hora de realizar la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental. La matriz contribuye a que el auditado comprenda de forma rápida y fácil todos los elementos del Sistema de Gestión Ambiental que tiene puntos débiles.

De forma independiente se puede seleccionar el formato del informe de la auditoría,  el informe de auditoría se debe incluir en un formulario de solicitud formal de acción correctora (CAR) para cada no conformidad que ha sido identificada. Los CAR, suelen estar adjuntados en el informe de auditoría, retienen toda la información que aparezca en el formulario de informe de no conformidad. Además, un CAR establece la información básica que se debe proporcionar por el auditado y el espacio para indicar si la no conformidad se ha corregido de forma adecuada.

Conclusión de la auditoría

La auditoría se puede considerar completa cuando todas las actividades del plan de auditoría hayan finalizado, incluyéndose la distribución del informe de auditoría. La persona auditada es la responsable de establecer e indicar cuales son las acciones que se deben realizar para tratar las no conformidades identificadas.

Se ofrece un procedimiento de auditoría interna de la calidad, en el que se tienen que establecer todos los cambios que se han efectuado para dar cabida a todos los requisitos impuestos por la norma ISO 14001.

Software para ISO 14001

El Software ISOTools Excellence es una Plataforma Tecnológica que favorece la identificación de los aspectos del negocio que tienen un impacto en el medio ambiente y la aplicación de las leyes ambientales, la generación de objetivos de mejora y un programa de gestión para alcanzarlos, así como su comunicación interna. Además, ISOTools facilita la identificación de los aspectos del negocio que tienen un impacto en el medio ambiente y la aplicación de las leyes ambientales, la generación de objetivos de mejora y un programa de gestión para alcanzarlos, así como su comunicación interna.