ISO 14001: ¿Cómo realizar la revisión por la dirección?

SGMA

La revisión por la dirección debe ser realizada por las personas con responsabilidad ejecutiva dentro de las organizaciones que además, tengan implementada la norma ISO 14001 que se debe revisar cada cierto tiempo.

A diferencia de las auditorías de sistemas, que son tácticas, la revisión por la dirección es estratégica.  El principal propósito que persigue es garantizar que los Sistemas de Gestión Ambientales y los Sistemas de Gestión de la Calidad sigan siendo apropiados y eficaces.

La norma ISO14001 exige que el Sistema de Gestión Ambiental sea revisado periódicamente para poder comprobar su idoneidad. El sistema tiene que contar con la legislación actualizada, ya que cambia continuamente, además se tienen que preocupar por los cambios que se produzcan en la tecnología utilizada, las actividades y las operaciones que realiza la organización.

La revisión del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 va de la mano de la satisfacción de la política de la calidad y los objetivos que estipula la organización. La revisión del Sistema de Gestión Ambiental se une a la mejora continua y a las mejoras resultantes del comportamiento ambiental.

Las organizaciones que tienen Sistemas de Gestión Integrados parcialmente suelen realizar las revisiones de forma independiente. Durante una de éstas se examen todos los elementos del SGC ISO 9001 y en la otra se examinan todos los elementos del SGA. Los elementos y procedimientos que sean comunes se revisan dos veces.

Si el Sistema de Gestión Integrado es total se encuentra sujeto a una única revisión por la dirección, pero tiene que ser muy exhaustiva como para que se puedan revisar todos los elementos de ambos Sistemas de Gestión.

Es muy interesante que ninguna de las normas ISO requieran que la organización realice un procedimiento que encauce la realización de la revisión. La mayor aparte de las organizaciones realiza un procedimiento de revisión por la dirección que garantiza la adhesión del programa y la coherencia de la revisión que se está realizando.

Ejecución de la revisión

Uno de los asuntos que se tienen que resolver está relacionado con la responsabilidad de las personas que realizan la revisión por la dirección.  Los altos cargos directivos que se encargan de realizar la revisión, pero también se debe considerar a otras personas de la empresa que facilitan información para respaldar la revisión.

Todas las revisiones del Sistema de Gestión de la Calidad para los sistemas que afectan a toda la organización ya suelen contar con la participación del presidente de la organización, los vicepresidentes de fabricación, las ventas y las personas responsables de la calidad en la empresa. Es muy probable que en un sistema que afecte a la instalación intervenga el director de la instalación y las personas que se encuentran por debajo de éste.

Debe ser considerado el calendario de revisiones. Muchas organizaciones realizan la revisión de forma anual al Sistema de Gestión Integrado. Depende de la complejidad de los procesos de una organización, el tiempo que dura la revisión puede variar de medio día a un día completo.

Un gran número de participantes durante la revisión nos dice que será necesario mucho tiempo. En cuanto a la planificación, los autores opinan que todas las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión Integrado pueden requerir que se emplee más del 50% del tiempo del que es necesario para realizar la revisión de un Sistema de Gestión Independiente.

Si se lleva a cabo la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad o el Sistema de Gestión Ambiental en medio día, una revisión del Sistema de Gestión Integrado necesite del día completo.

Si todo va bien en el sistema que se pretende revisar, no hay ningún requisito que exija que la organización revise todos los elementos de una vez. En algunas organizaciones se revisan los elementos del sistema trimestralmente, de forma que todo el sistema se revisa a lo largo del año. Dentro del Anexo A de la norma ISO-14001 nos dice que no todos los elementos del Sistema de Gestión Ambiental tiene porque ser revisados a la vez y que el proceso de revisión puede realizarse a lo largo de un año completo.

La decisión de revisar todo el Sistema de una vez o poco a poco proviene de determinar la clase y la cantidad de información que debe ser examinada. En la norma ISO 9001 se estipula que todos los resultados de las auditorías internas forman parte de los datos de partida a la hora de realizar la revisión por la dirección.

Las revisiones tienen que incluir todos los datos obtenidos al realizar las auditorías, además de la información que ha sido recibida de parte de los departamentos que tienen relación con el Sistema de Gestión. Dichos departamentos pueden facilitar información muy valiosa respecto a las medidas de control y las medidas que se han utilizado para conseguir los objetivos establecidos en las políticas.

La información ofrecida sobre la satisfacción de los clientes contribuye a la evaluación de todos los elementos que se han relacionado con la calidad, además de los cambios reglamentarios, la nuevas tecnologías y las preocupaciones de las partes interesadas en ayudar a determinar las disposición que se han previsto en cuestiones ambientales que pueden ayudar a establecer si son apropiadas o no.

Tanto la norma ISO 14001 como la ISO 9001 requieren que se documenta la revisión por la dirección. No importa el formato en el que se encuentre. En dicha documentación se debe incluir:

• El orden del día de la reunión de revisión.
• La hora de asistencia.
• Las actas que prueban que se ha realizado la revisión.

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