Los documentos y los registros que son exigidos por la norma ISO 14001 versión 2015

ISO 14001 versión 2015

La norma ISO 14001 versión 2015 introduce la cláusula 7.5 Información documentada, es decir, se mantiene la obligación de disponer de un Sistema de Gestión Ambiental que se encuentre bien documentado, pasando a llamarse “información documentada”.

El término “información documentada” es la nueva denominación que abarca toda la documentación que debe tener evidencia tangible en el sistema, puede mantenerse en el formato que la organización considere más apropiado: papel, formato electrónico, dibujos, esquemas, etc. y es posible que se integre con otros sistemas de gestión de una forma muy fácil gracias a la estructura del Anexo SL.

Como novedad, cada empresa tiene que decidir el término que se utiliza para la “información documentada”, no llega a ser necesario reemplazarlo por la nomenclatura actual, se pueden utilizar los términos que mejor se ajusten a cada empresa como pueden ser los “registros”, “documentación” o “protocolos”, en lugar de utilizar “información documentada”.

El término “información documentada” es único, la norma ISO 14001 versión 2015 lo que hace es una diferenciación entre “otra documentación” y “registros”, para ello se utilizan dos frases:

• Mantener la información documentada: es necesario para indicar otra documentación.
• Conservar la información documentada como evidencia: se utiliza cuando nos referimos a los registros.

Se debe tener en cuenta lo anterior, según los criterios de la norma ISO 14001 versión 2015 se puede determinar que se debe:

Mantener la información documentada de:

• Alcance del Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO 14001 versión 2015, dentro del apartado 4.3: tiene que estar documentado y disponible para todas las personas que las quieran ver.
• Política ambiental, se encuentra dentro del apartado 5.2
• Los riesgos y oportunidades son necesarios para abordarlos dentro de la organización, se encuentran dentro del apartado 6.1.1
• Procesos necesarios para abordar los riesgos y las oportunidades para ofrecer el cumplimiento de los apartados 6.1.1 a 6.1.4
• Los aspectos ambientales e impactos ambientales que se encuentran asociados al apartado 6.1.2
• Los criterios utilizados para establecer los aspectos ambientales significativos que los podemos encontrar dentro del apartado 6.1.2
• Los aspectos ambientales significativos se encuentran recogidos dentro del apartado 6.1.2
• Los requisitos legales y otros requisitos se encuentran recogidos dentro del apartado 6.1.3
• Realizar la planificación y el control operacional es una medida apropiada para el Sistema de Gestión Ambiental y se encuentra dentro del apartado 8.1
• Las organizaciones deben estar preparadas para dar respuesta a las emergencias que puedan suceder, todas las medidas se encuentran descritas en el apartado 8.2

Se debe conservar toda la información documentada como evidencia, por lo que se utilizan los registros de:

• Objetivos ambientales, se encuentra dentro del apartado 6.2.1.
• La información apropiada sobre la competencia de las personas dentro del apartado 7.2.
• Las evidencias de las comunicaciones dentro del apartado 7.4.1.
• Realizar el seguimiento, medición, análisis y evaluación en la medida apropiada gracias al apartado 9.1.1.
• Las evidencias de los resultados al realizar la evaluación del cumplimiento legal se encuentra del apartado 9.1.2.
• La implantación del programa de auditoría están dentro del apartado 9.2.2.
• Los resultados de la realización de las auditorías internas, lo encontramos dentro del apartado 9.2.2.
• Se debe realizar una revisión por parte de la dirección de la organización, la manera de hacerlo viene descrita en el apartado 9.3.
• La naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada de forma posterior aparece dentro del apartado 10.2.
• Los resultados obtenidos de realizar las acciones correctivas se encuentran dentro del apartado 10.2.

La norma ISO 14001 versión 2015 indica que la extensión de la información documentada del Sistema de Gestión Ambiental puede varia de una empresa a otra ya que existen diferentes factores, como pueden ser:

• El tamaño de la empresa y de sus actividades, procesos, productos y servicios.
• La necesidad que existe de poder demostrar el cumplimiento de todos los requisitos legales y otros requisitos necesarios para que el Sistema de Gestión Ambiental sea eficiente.
• La complejidad de los procesos y sus interacciones.
• La competencia con las personas.

Cada empresa, además de la documentación mínima que exige la norma ISO 14001 versión 2015, puede disponer de toda la documentación que crea conveniente para realizar una buena implementación y desarrollar el Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001 versión 2015.

Resulta conveniente llevar a cabo una revisión de todo el sistema, siendo el momento de retomar cómo mantener dicha documentación, se pueden utilizar software que recopilen toda la documentación que se puede encontrar en formato electrónico e interrelacionado entre sí, por ejemplo, la revisión por la dirección se establece de forma automática con todos los datos que se incluyen durante el mantenimiento.

El Software ISOTools Excellence para ISO 14001 simplifica la identificación de los aspectos del negocio que tienen un impacto en el medio ambiente y la aplicación de las leyes medioambientales, la generación de objetivos de mejora y un programa de gestión para alcanzarlos, además de posibilitar  la integración de la norma ISO 14001 versión 2015 con otras normas, como la norma ISO 9001, ISO 27001, etc., de una manera sencilla. Sin duda esta opción aporta ventajas más que significativas para alcanzar el éxito.