Enfoque práctico sobre la comunicación ISO 14001

Comunicación ISO 14001

La comunicación es uno de los aspectos más críticos de funcionamiento de un eficaz Sistema de Gestión Ambiental (SGA). Cuando la comunicación es ineficaz o incluso ausente, el rendimiento puede sufrir muy pronto. Ya que tanto la dirección estratégica y el proyecto de nivel se pueden perder debido a un fallo de los trabajadores.

Hay algunos requisitos específicos de comunicación ISO 14001 de carácter obligatorio que deben cumplirse. Mientras que por otro lado, hay ciertos elementos que requieren una particular atención a la vida real. A continuación vamos a analizar el supuesto de una organización que se enfrentó a algunos de estos desafíos al tratar de comunicar algunos detalles de una importante iniciativa interna dentro de su sistema de gestión. Así como conocer la importancia de la comunicación ISO 14001 y comprobar rápidamente de la importancia de la misma. Por lo tanto, ¿qué podemos aprender de este caso y qué elementos de la comunicación sería beneficiosos para referencias futuras?

¿Por qué la comunicación puede hacer o romper un proyecto del Sistema de Gestión Ambiental?

La organización en cuestión decidió establecer una iniciativa para reducir el uso de consumibles entre el personal. Esto reduce el impacto ambiental de la organización y favorece la búsqueda para encontrar la mejora continua. Esta iniciativa contó con definiciones claras, pero se complicó por el hecho de que el 50% de la plantilla trabajaba de forma remota. Por lo tanto, existía una cierta confusión acerca de cuestiones sobre el reciclaje de papel, reciclado de cartuchos de impresora, adquisición de consumibles eficientes, etc. Por lo tanto rápidamente se hizo evidente que aunque el proceso tuviera que ser definido y planificado, la comunicación, la revisión y la modificación de este proceso de cambio sería la llave al éxito del proyecto. En caso de fallar la comunicación ISO 14001 o el proyecto, o ser menos eficiente, el impacto medioambiental positivo no podría materializarse. Entonces, ¿qué medidas podrían adoptarse para asegurar que esto no suceda?

Comunicación ISO 14001: Algunos consejos prácticos

Esta organización descubrió que un proyecto o un proceso pueden ser más complejos, pero que es más importante es el nivel y la calidad de la comunicación que se lleva a cabo. Es lógico pensar que cuando los líderes de la organización toman la iniciativa en la comunicación ISO 14001 de una política o un cambio, la percepción de la importancia del proyecto de los trabajadores aumenta automáticamente.

Esto proporciona al proyecto una mayor probabilidad de éxito. Por lo tanto, en la elaboración de una comunicación ISO 14001 para un nuevo proceso, se tomaron las siguientes acciones:

• Comunicación de las razones que están detrás de los nuevos procesos, los objetivos y las expectativas de participación de los individuos. Esto se lleva a cabo a través de una conferencia telefónica, con todos los trabajadores actuales disponibles.
• Envío de un resumen por correo electrónico del seguimiento de la conferencia telefónica por los líderes de la organización. Tanto para cualquier trabajador no presente como para dar a todos los trabajadores una explicación por escrito. Esto le daría todo el personal más tiempo para digerir la información presentada.
• Envío de un documento del proceso a todo el personal. Tras la recepción y la lectura, se exigió a todos los trabajadores la firma electrónica del documento para proporcionar una prueba de comprensión. Además se ofrece la posibilidad de añadir cualquier comentario o sugerencia.
• Todos los comentarios y sugerencias son cotejados y revisados y se efectúan todos cambios oportunos dado el caso. Este nuevo documento se vuelve a enviar para volver a ser firmado electrónicamente a través de mismo canal.
• Se estableció un número de «línea de ayuda» durante 7 días para asegurarse de que cualquier pregunta personal podía ser resuelta. Esta línea se dirige a un trabajador con responsabilidad del Sistema de Gestión Ambiental. Dicho trabajador también cuenta con experiencia en el mapeo del proceso original.
• Después de estos 7 días, el director general envió un correo electrónico. En este se agradece la cooperación por parte de todo el personal, así como los comentarios y sugerencias. Se declara que el proceso ha finalizado y se pone en marcha. Los objetivos, periodos de medición, y el establecimiento de un KPI (indicadores clave de rendimiento) también se comunican.

Se encontró que este proceso se llevó a cabo sin problema. La comprensión del personal respecto al «qué y cómo» parecía ser excelente. Los KPI en el tiempo apoyaron esta conclusión. Otros proyectos que habían sido abordados con un nivel menor o menos bien planeados desde el punto de vista de la comunicación fueron, sin embargo, menos eficaces.

Software ISO 14001

El Software ISOTools Excellence facilita la identificación de los aspectos del negocio que tienen un impacto en el medio ambiente y la aplicación de las leyes medioambientales, la generación de objetivos de mejora y un programa de gestión para conseguirlos, además de favorecer la integración de la norma ISO 14001 con otras normas, como la norma ISO 9001 y la norma OHSAS 18001, de una manera sencilla.