Cómo estructurar la documentación de la norma ISO 14001

ISO 14001

El desarrollo de la documentación y el sistema de control de registro para el Sistema de Gestión Ambiental (SGA) basado en la ISO 14001 es una parte muy importante de la aplicación. Pues definirá el método de la creación, edición, extracción y uso de los documentos y registros. Depende de la organización para crear la documentación más adecuada. Ya que afectará a la forma en la que mantener y mejorar el Sistema de Gestión Ambiental. Puede ser una carga que hará que el Sistema de Gestión Ambiental sea más difícil de mantener y, por lo tanto, convertirse en una mera formalidad. O puede facilitar el mantenimiento y permitir a la empresa obtener mayores beneficios de la aplicación de la ISO 14001.

¿Qué documento es más importante?

Antes de empezar a desarrollar la documentación del Sistema de Gestión Ambiental, es importante obtener una imagen clara de la finalidad de cada tipo de documento. Así como el lugar que le corresponde en la jerarquía de la documentación. Hay varios tipos de documentos utilizados para establecer un SGA:

• Política
• Objetivos
• Manuales
• Procedimientos
• Instrucciones de trabajo
• Directrices
• Registros y formas

Cada tipo de documento y registro tiene su lugar y su papel en el Sistema de Gestión Ambiental. Al inicio de la aplicación y desarrollo de la documentación, la gente a menudo se confunde en qué documento es más importante y el orden de los mismos. La forma más sencilla de determinar la jerarquía es ver quién escribe el documento, para quién y cuál es su propósito. Si el documento está escrito por la alta dirección, entonces irá en la parte superior. Si es elaborado por los empleados, irá en la parte inferior.

Cómo estructurar la documentación

Es cierto que la ISO 14001 requiere cierta documentación. El propósito y los beneficios de la documentación del SGA son múltiples:

• Proporciona un marco claro de las operaciones de una organización. Esto permite la consistencia de los procesos y una mejor comprensión del Sistema de Gestión Ambiental.
• Proporciona la evidencia para el logro de objetivos y metas.

En el diseño de documentación del SGA, debemos centrarnos en la eficiencia y en crear procesos y documentos aplicables a la organización. La mejor manera de empezar a producir los documentos es entender su papel y el propósito antes de crearlos y ejecutarlos. La documentación del Sistema de Gestión Ambiental debe estar estructurada de la siguiente manera:

Política del Sistema de Gestión Ambiental

Una política representa una declaración de una organización, y de ella surgen todos los demás documentos. La política es escrita por la alta dirección y su propósito es definir la dirección general y el objetivo del SGA. La Política Ambiental también proporciona un marco para el establecimiento de los objetivos del SGA.

Manual del Sistema de Gestión Ambiental

Aunque no es un documento obligatorio según la norma ISO 14001, se utiliza a menudo para documentar el alcance del SGA, así como los principales elementos, su interacción y la referencia a los documentos relacionados. Dado que se trata de un documento muy común, por lo general es el primer documento que la entidad de certificación quiere ver para tratar de familiarizarse con el sistema.

Procedimientos

Los procedimientos del SGA pueden tener diferentes formatos y estructuras. Pueden ser narrativos, es decir, descritos a través de texto. Pueden ser más estructurados mediante el uso de tablas, que pueden ser más ilustrativas, es decir, diagramas de flujo, o pueden ser cualquier combinación de los anteriores. Los procedimientos deben incluir:

• Título.
• Objetivo.
• Alcance.
• Responsabilidades y autoridades.
• Descripción de las actividades.
• Referencia a las correspondientes instrucciones de trabajo, procedimientos normalizados de trabajo y registros.

Trabajar instrucciones, directrices y procedimientos normalizados de trabajo

El objetivo principal de las instrucciones de trabajo es evitar no conformidades explicando exactamente cómo se lleva a cabo una determinada actividad. Por lo general, está escrito para las actividades dentro del proceso con las más altas probabilidades de que generen no conformidades, o para actividades complejas o rara vez llevadas a cabo. Las instrucciones de trabajo pueden ser parte de un procedimiento. En general, las instrucciones de trabajo tienen una estructura similar a los procedimientos y abarcan los mismos elementos. Sin embargo, las instrucciones de trabajo incluyen detalles de las actividades que se deben realizar, centrándose en la secuencia de los pasos, herramientas y métodos que deben utilizarse y la precisión requerida.

Registros y formatos

Por último, debe haber alguna evidencia de que las actividades y los procesos se llevan a cabo en la forma prescrita en los procedimientos e instrucciones de trabajo. Este es el objetivo principal de los registros y formatos. La mayoría de ellos son elaborados por los trabajadores, pero algunos de ellos se llevan a cabo por la alta dirección.

Con la intención de gestionar y supervisar de una manera fácil y sencilla el desarrollo del Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO 14001, las empresas hacen uso, entre otras herramientas, del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.