Beneficios del uso de un Checklist para la certificación de ISO 14001
Checklist
A pesar de que no es la primera vez que hablamos sobre checklists. Es necesario volver a escribir sobre este tema, ya que una herramienta tan simple, puede aportar enormes beneficios para su organización. ¿Quiere saber cómo?, simplemente siga leyendo.
Como no podía ser de otra forma en este blog, nos centraremos específicamente en los checklist aplicados a los Sistemas de Gestión Ambiental (SGA) basados en ISO 14001.
¿Qué es un Checklist?
Un checklist o lista de verificación de un sistema de gestión es un conjunto de preguntas relacionadas con cada uno de los requisitos del estándar o norma a auditar, garantizando tras su realización que, la norma cumple con los requisitos para ser certificada o que los sigue cumpliendo. En este caso, un checklist de ISO 14001 además de contener las diferentes preguntas generales, tendrá los específicos de la norma.
Es por ello, que se convertirá en una herramienta muy útil a la hora de obtener una certificación, ya que al mismo tiempo es muy sencilla debido a que las preguntas suelen ser de tipo Sí/No, en otras palabras, con un simple vistazo podemos conocer la situación de nuestra organización y revisar los requisitos que se cumplen y los que no.
¿Qué campos debe abarcar un checklist de ISO 14001?
Acabamos de mencionar que es una herramienta muy útil y que nos puede ayudar a comprender de forma más sencilla que requerimientos se deben cumplimentar para obtener la certificación.
Planificación
Esta fase de ISO 14001 es necesario que se midan tanto los riesgos como las oportunidades de forma que se prevean cualquier imprevisto no deseado. Por lo que planificando los pasos necesarios se deberían conseguir mejoras. Para ello, vamos a preguntarnos si cumplimos con los siguientes puntos.
- Planificación de los pasos a completar para alcanzar los objetivos ambientales.
- Marco identificativo de oportunidades y riesgos que puedan afectar a los procesos de la organización sobre el SGA.
- Oportunidades y riesgos del contexto de la organización, es decir, que afecte también a partes interesadas como accionistas y proveedores y no solo a la propia organización.
- Conocimiento del impacto medioambiental que provoca nuestra actividad empresarial.
- Pasos a seguir diariamente y no solo en fechas clave como implementación o auditoría de recertificación.
Contexto de la organización
El contexto abarca todos los factores internos y externos de la organización incluyendo también las necesidades y expectativas de partes interesadas, por lo que debemos tener en cuenta lo siguiente:
- Conocimiento de lo que necesitan y esperan las partes interesadas.
- Grado de satisfacción por la decisión de implementar un SGA adaptado a la estructura organizacional.
- Conocimiento del alcance del SGA y método en el que se aplicará a diferentes áreas y procesos.
- Alcance del SGA identificando problemas tanto internos como externos que afecten a la organización.
Liderazgo
En este apartado entra en juego la Alta Dirección a la hora de implementar y mantener un SGA, por lo que se revisará si se cumplen los requisitos para conseguir la certificación en ISO 14001. En este apartado debemos considerar:
- Los implicados de Alta Dirección conocen el proceso de certificación y son responsables de su efectividad.
- Establecer claramente el responsable de tanto de las tareas o procesos necesarios para la implementación como para la toma de decisiones.
Recursos
Este apartado comprende qué herramientas son necesarias para que funcione el SGA. Son tantos los apartados a tener en cuenta que mencionaremos solo algunos de los más importantes.
- En primer lugar, conocer de qué recursos se disponen y necesitan para implementar un SGA (técnicos, humanos, económicos…).
- Medición del grado de satisfacción de clientes y proveedores.
- Revisión de los recursos para cumplir con expectativas de clientes.
- Disposición de canales de comunicación interna que garanticen el conocimiento del SGA.
- Conocimiento de qué información documentada se debe aportar conforme a los requisitos de las normas.
Operación
Aquí se deben tener en cuenta los pasos necesarios para implementar la norma ISO 14001.
- Desarrollo de procedimientos teniendo en cuenta el impacto ambiental.
- Consciencia del ciclo de vida de nuestra organización.
- Riesgos que puede provocar una emergencia ambiental.
- Disposición de procesos que evalúen el desempeño de un SGA.
- Establecer plan de auditorías internas programadas.
- Analizar y evaluar resultados.
- Realización de acciones para mejorar el SGA una vez implementado.
- Revisión continua que evalúe el SGA.
Mejora del sistema
En este apartado se deben evaluar resultados y tomar medias en consecuencia para mejorar el sistema. Los aspectos a tener en cuenta son:
- Proceso para la gestión de no conformidades, así como pasos para corregirlas.
- Prioridad de la mejora continua y garantía de la eficacia del SGA.
Software checklist ISOTools Excellence
Si tuviésemos que elegir solo una de los múltiples beneficios que aporta un checklist, diríamos la claridad que nos aporta para revisar el estado de nuestros Sistemas de Gestión o cualquier otro punto que deseemos evaluar. Sin embargo, los problemas se suelen ocasionar cuando se realizan en formato papel u otro medio no automatizado, ya que se puede duplicar información, eliminar, no registrarse, etc. Por eso le presentamos ISOTools Excellence, cuya aplicación de checklist le permitirá realizar su propia lista de verificación ejecutándola desde cualquier dispositivo sin más preocupación que ejecutar su verificación.
