7.5 Información documentada
- 7.5.1 Generalidades
El Sistema de Gestión Ambiental de la empresa tiene que incluir:
- Toda la información documentada requerida por la norma ISO 14001:2015
- Información documentada que haya sido determinada por la organización y que sea necesaria para evaluar la eficacia del Sistema de Gestión Ambiental
La empresa debe tener en cuenta la información documentada requerida por los requisitos que establece la norma ISO 14001:2015, además de otra información que considere necesaria para que el Sistema de Gestión Ambiental sea eficiente.
El alcance de la información documentada tiene que ser diferente en cada empresa. Nosotros recomendamos hacer una análisis de la relación entre la información documentada del Sistema de Gestión Ambiental y el tamaño de la empresa, el tipo de las actividades, productos y servicios, la complejidad de los procesos y sus interacciones, además de la competencia de las personas.
- 7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada la empresa tiene que asegurarse de que:
- Se identifican y se describen
- El formato utilizado
- Que se revise y se apruebe con respecto a la adecuación y a la idoneidad.
La empresa tiene que controlar la identificación y descripción de la información documentada. Se refiere a un título, fecha, autor o número de referencia para conocer el contenido de la información y el poder de identificarla.
Se tienen que asegurar de que la información documentada se encuentra en un formato adecuado y en un soporte adecuado. La información documentada se debe revisar y ser aprobada.
- 7.5.3 Control de la información documentada
La información documentada que requiere la norma ISO 14001:2015 a la hora de implementar un Sistema de Gestión Ambiental debe:
- Encontrarse disponible y ser adecuada para su utilización, en el momento y donde sea necesario.
- Que se encuentre protegida de forma adecuada.
Para tener un control de la información documentada, la empresa tiene que tratar las siguientes actividades, según sea correspondiente:
- Distribuir, acceder, recuperar y utilizar.
- Almacenar y conservar, en lo que se debe incluir la preservación de legibilidad.
- Controlar todos los cambios.
- Retener y poner a disposición.
Se deberán identificar y controlar toda la información documentada de origen externo en la empresa para determinar si es necesario realizar una planificación y operación del Sistema de Gestión Ambiental.