ISO 14001: Control de la documentación
Sistema de Gestión Ambiental
Los documentos del Sistema de Gestión Ambiental basada en la norma ISO 14001 no deben ser confundidos con “papeles” que contienen información más o menos valiosa, sino que tienen que verse como documentos vivos que deben ser aprobados por el responsable, que son revisados cada cierto tiempo y, cuando dejan de tener vigencia, son destruidos y sustituidos por otros.
Debemos destacar que, aunque el control de la documentación sea necesario para asegurar el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental, la principal intención de la organización debe ser la implementación y el correcto funcionamiento de la Gestión Ambiental.
En el siguiente flujograma podemos ver como se debe tratar la documentación del SGA:
Los documentos del Sistema de Gestión Ambiental evolucionan a los largo del tiempo, a medida en la que se van introduciendo modificaciones para mejorar el funcionamiento del sistema. Esto es una de las claves de la mejora continua en la actuación ambiental de la empresa.
Este es el motivo por el que es fundamental mantener al día la documentación, lo que se insiste hasta la saciedad en la norma ISO14001.
Este requisito es uno de lo más temido dentro del modelo de ISO 9001 ya que genera una gran cantidad de trabajo administrativo y burocrático. Cuando la organización quiere certificarse suele provocar un gran número de no conformidades. En la norma ISO-14001 puede ser que no tenga la misma importancia, aunque también puede ocasionar muchos problemas. La organización debe prohibir la utilización de fotocopias no autorizadas de cualquier documento del Sistema de Gestión Ambiental.
Para poder satisfacer este requisito se debe elaborar el llamado árbol documental, es decir, se debe establecer una relación jerárquica entre los diferentes documentos del sistema. Así cuando un documento se ve sometido a una modificación es fácil detectar los documentos de orden inferior que deberán adaptarse a dicho cambio.
Se tiene que elaborar una lista de distribución de documentos. De esta forma se facilitan las versiones actualizadas a las personas que sea necesario y se retiran los documentos obsoletos.
Se recomienda utilizar aplicaciones informáticas que simplifiquen la realización de las tareas de rutina para controlar la documentación del Sistema de Gestión Ambiental.
Los puntos obligatorios a elegir son:
- Establecer los procedimientos que aseguren que todos los documentos del sistema se encuentren fácilmente localizables, se examinan, se revisan y son aprobados por el personal autorizado.
- Las condiciones que debe cumplir la documentación es que sea fácilmente legible e identificable, y además que establezca todas las responsabilidades sobre la creación y modificación de cada tipo de documento.
Las recomendaciones prácticas a seguir son:
- Se tienen que emplear a fondo en la utilización del sentido común y el realismo.
- Usar los códigos mnemotécnicos que facilitan las referencias entre los documentos.
- Se tienen que elaborar listas de distribución de documentos.
- Se utilizan aplicaciones informáticas apropiadas para todo el proceso.
- Se tiene que integrar el control de la documentación con otros Sistemas de Gestión.
Control operacional
El control operacional es uno de los requisitos más difíciles de interpretar de la norma ISO 14001. Se tiene que abordar desde el sentido común, intentando evitar las interpretaciones excesivamente estrictas que pueden causar un exceso de burocracia y nula operatividad.
En el siguiente flujograma podemos ver el proceso completo:
El control operacional engloba todo el conjunto de procedimientos y controles esenciales para el funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO14001, por lo que deberán estar documentados en todo caso. Se tiene que poner especial énfasis en los impactos ambientales que sean significativos y se encuentren relacionados con la política ambiental para poder garantizar:
- El cumplimiento de la legislación
- La prevención de la contaminación
- La mejora continua
- El logro de objetivos y metas
La norma ISO-14001 también tiene que tener en cuenta el conjunto de medidas necesarias para garantizar que las operaciones y actividades clave se realizan bajo las condiciones determinadas por la empresa. Se tiene que definir las medidas de control que sean aplicables a cada una de las actividades relacionadas con los aspectos ambientales significativos, ya sean tomando medidas correctoras o preventivas, pero siempre sin descuidar la supervisión y autocontrol.
Las actividades que se llevan a cabo haciendo referencia a los aspectos ambientales significativos tienen que tener un correcto funcionamiento para poder conseguir los objetivos marcados por la organización. Se deben incluir las actividades relacionadas con los procesos propios, como pueden ser los aspectos ambientales relacionados con proveedores y subcontratistas.
Los diferentes procedimientos que se encuentran relacionados con el control operacional pueden ser muy grandes.
Cuando la complejidad de las actividades requiere la necesidad de descender un paso más en la escala documental y generar instrucciones técnicas específicas para cada caso.
Los aspectos obligatorios a tener en cuenta son:
- Identificación de los aspectos ambientales significativos que se encuentren asociados a los bienes y servicios.
- Se tienen que identificar todas las actividades asociadas a los aspectos ambientales significativos.
- Se tienen que planificar las diferentes actividades para asegurar que se llevan bajo las condiciones preestablecidas.
- Se deben elaborar procedimientos que cubran las situaciones en las que se pueden producir desviaciones en función de la política ambiental, objetivos y metas.
- Se deben establecer criterios operaciones en los procedimientos.
- Los procedimientos y los requisitos aplicables a los proveedores deben ser trasmitidos.
- Punto crítico: es el número de procedimientos que serán necesarios y que dependerá de la complejidad de las actividades.
- Cuando sea posible, adaptar la documentación existente.
- Se debe intentar cubrir al máximo todas las situaciones con cada procedimiento que se encuentre documentado.
- Hay organizaciones que cuentan con Sistemas de Gestión de la Calidad según la norma ISO 9001 que deberán adaptar todos sus procedimientos de calidad que se encuentren relacionados con el control operacional, es decir, el control de los procesos, las compras y otros.
Software para ISO 14001
El Software ISO 14001 está diseñado, basándose en el ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar) y partiendo de una eficaz gestión de los aspectos e impactos ambientales, para controlar de forma fácil y efectiva el manejo de la documentación, el control de la legislación vigente y el consumo de recursos.
