ISO 14001: ¿Cómo integrar el Sistema de Gestión Ambiental con otros Sistemas de Gestión?

Sistema de Gestión Ambiental

Una gran parte de las empresas que se encuentran interesadas en implementar un Sistema de Gestión Ambiental que se adapte a la norma ISO 14001, ya cuentan con una certificación en ISO 9001, lo que hace ver la gran preocupación respecto de la calidad que existe en todas las facetas de la gestión interna de las organizaciones y la aceptación de las normas ISO como un marco condicionante de la gestión.

La experiencia no has demostrado que la implementación de la norma ISO 14001 desde que fue publicada en el año 1996 es mucho más fácil si ya se cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad implementado, es decir, si lo que queremos hacer es integrar un Sistema de Gestión Ambiental a un SGC. Es mucho menos costoso, necesita mucho menos tiempo y plantea muchos menos dificultados que crear un Sistema de Gestión Ambiental independiente.

La integración de los sistemas se puede llevar a cabo de dos formas diferentes: parcial o total. Un Sistema de Gestión de la Calidad y un Sistema de Gestión Ambiental parcialmente integrado consta de dos manuales independientes:

• El manual del Sistema de Gestión de la Calidad
• El manual del Sistema de Gestión Ambiental

En consecuencia, en lugar de crear un conjunto independiente de procedimientos para cada sistema, el Sistema de Gestión Ambiental utiliza los procedimientos de la calidad que pueden ser aplicados fácilmente a las cuestiones ambientales, por ejemplo, el control de la documentación.  Un procedimiento de control de la documentación eficaz es válido para los documentos que requiere el Sistema de Gestión Ambiental  y para los que se requieren en un Sistema de Gestión de la Calidad para el procedimiento desarrollado.

En un sistema parcialmente integrado, los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad que son semejantes pueden ser modificados y ampliados para el Sistema de Gestión Ambiental. Asignar una numeración única a los documentos del SGA garantiza que las modificaciones que se tengan que realizar sean de aplicación única al Sistema de Gestión Ambiental, facilitando que el procedimiento de la calidad permanezca intacto a los efectos de la gestión de la calidad y evita futuros problemas a la hora de realizar las auditorías de seguimiento o de renovación.

En un sistema totalmente integrado se debe incluir un manual que aborde todos los requisitos combinados tanto del Sistema de Gestión Ambiental como del Sistema de Gestión de la Calidad. Los procedimientos del SGC que ya existan se modifican en función de poder contemplar todos los elementos específicos impuestos por cada una de las normas, tanto la ISO 14001 como la ISO 9001.

La incógnita más grande con la que nos podemos encontrar en las organizaciones que cuentan con un Sistema de Gestión de la Calidad implementado y certificado, y además desean implementar un Sistema de Gestión Ambiental es el optar por la integración total o parcial de los dos sistemas. Ninguna de las dos opciones es mejor una que la otra, todo depende de las necesidades que tengamos en ese momento. La estructura organizativa, el estilo de la gestión que realicemos y el campo de aplicación del sistema serán los motivos que nos hagan declinarnos por una opción o por la otra.

• Estructura organizativa: es una organización centralizada, consta de un grupo central de responsables con suficiente capacidad de decisión que determina el modo en que todas las unidades funciones de la empresa tiene que desarrollar sus actividades. Es muy probable que todas las organizaciones toman la decisión de utilizar sistemas de gestión totalmente integrados, que se llevan a cabo en el ámbito corporativo y después se distribuyen a las diferentes unidades de negocios para la implantación.

• En una organización descentralizada, las unidades de negocios son individuales y toman sus propias decisiones acerca de cómo desean actuar. Como las unidades de negocios son individuales  desarrollan sus propios sistemas, normalmente sin contar con la colaboración del personal corporativo ni de otras entidades de negocios, se inclinan por escoger sistemas parcialmente integrados, los cuales resultan mucho más fáciles de documentar en estos casos.

• Estilo de gestión: las empresas autocráticos suelen decidirse por implementar sistemas parcialmente integrados, lo que refleja el deseo de desarrollar una estricta compartimentación de las actividades que se realizan en la organización, por lo que el Sistema de Gestión de la Calidad tendrá todas las responsabilidades en el departamento de la calidad y el Sistema de Gestión de la Calidad dentro de las responsabilidades de departamento de medio ambiente.

• Campo de aplicación: los sistemas totalmente integrados son mucho más comunes en las empresas en la que la principal intención es que el Sistema de Gestión Ambiental se aplique en la misma unidad de negocio o gama de productos que el del Sistema de Gestión de la Calidad. Todas las empresas en las que el campo de aplicación del SGA sea diferente del campo de la aplicación del SGC se puede encontrar muchas menos dificultados en la implementación de un sistema parcialmente integrado.

Todos los factores con los que nos podemos encontrar los tenemos resumidos en la siguiente tabla:

En último lugar, la decisión de integrar parcial o totalmente los sistemas de gestión de la calidad y de gestión ambiental se deben basar en que opción tiene más sentido desde el punto de vista de la gestión interna. Los sistemas deben estar diseñado de manera uqe se garantece la compresión de estos por parte de todos los trabajadores de la organización, se saque todo el provecho de los éxitos obtenidos anteriormente a la integración y se optimicen las decisiones de gestión que se han tomado en la organización.

Software para ISO 14001

El Software ISO 14001 ayuda a las organizaciones a simplificar la identificación de todos los aspectos de negocio que tengan un impacto sobre el medio ambiente y la aplicación de las leyes ambientales que les repercutan, la generación de los objetivos de mejora y un programa de gestión para poder alcanzarlos, además genera la posibilidad de integrar la norma ISO 14001 con otros sistemas como pueden ser, Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 y Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001, de una forma muy sencilla.