ISO 14001: Principios generales en la auditoría ambiental

SGMA

En la norma ISO 14001 se ha desarrollado un documento en que se especifican todas las líneas a seguir durante la auditoría ambiental. Aunque este documento no sea de obligado cumplimiento, sí que genera muchos principios útiles para la auditoría ambiental. De forma específica estos incluyen:

• Objetivo y alcance: la auditoría tiene que estar basada en los objetivos definidos por el cliente.
• Objetividad, independencia y competencia: los miembros del equipo de auditores deberían ser independientes y dispones de la adecuada combinación de conocimientos, habilidades y experiencia para poder realizar la auditoria de forma satisfactoria.
• Cuidado profesional conveniente: la persona que lleve a cabo la auditoría tiene que proceder con cuidado, diligencia, habilidad y juicio.
• Procedimientos sistemáticos: las metodologías documentadas y bien definidas tiene que usarse para  proporcionar consistencia y fiabilidad.
• Criterios de auditoría, evidencias y recomendaciones: los criterios utilizados durante la auditoría debe estar consensuados entre el auditor jefe y el cliente, y además deben recoger, analizar e interpretar toda la información adecuada, la cual debe quedar registrada.  Todas las evidencias tiene que ser de una alta calidad y cantidad de tal forma que diferentes auditores puedan trabajar independiente unos de otros y llevar a conclusiones similares.
• Fiabilidad de las recomendaciones y conclusiones de la auditoría: se debe obtener y suministrar el nivel deseado de confidencialidad y fiabilidad en las recomendaciones y conclusiones obtenidas de la auditoría.
• Informe de auditoría: al finalizar la auditoría se debe entregar una copia al cliente en la que se incluyan todos los puntos consensuados entre él y auditor jefe.

Protocolo para las auditorías de Gestión Ambiental

Todos los elementos que forman parte del protocolo de auditoría pueden variar ligeramente dependiendo del alcance de la auditoría y de la categoría que tenga dicha auditoria (1º, 2º o 3º parte). Lo normal es que la auditoría incluya lo siguiente:

Actividades de auditoría previa

Las actividades que se realizan en las auditorías previas facilitan al auditor la adquisición de las ideas clave de la organización, los requisitos legales y los reglamentos, además de la estructura de su Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO14001.

Los documentos que deben ser revisados antes de iniciar la auditoría son:

• Constatación de la misión de la organización
• Mapa de situación
• Política ambiental
• Requisitos legales y reglamentarios, permisos, etc.
• Manual del Sistema de Gestión Ambiental
• Procedimientos de operación
• Esquemas de la organización

Si el auditor lo cree conveniente, puede realizar una visita previa a las instalaciones de la organización para revisar las actividades que se realizan, los productos y servicios, por lo que esto debe estar incluido como parte de las actividades de auditoría previa.

Planificación

Planificar una auditoría es uno de los elementos esenciales en el ciclo de la auditoría. Dentro de este elemento podemos incluir la selección del equipo auditor, planificar la agenda dela auditoría, ofrecer formación (en caso de que fuera necesario) e información al equipo auditor, realizar reuniones con el equipo auditor de forma que todos las personas que lo integran conozcan sus cometidos y desarrollen la metodología a seguir durante la auditoría. Se debe realizar una agenda de auditoría, la cual debe ser aceptada por el auditado antes de que de comienzo la auditoría. Se tiene que identificar todos los requisitos especiales como pueden ser, utilización de gafas protectoras, calzado de seguridad, equipo de protección individual (EPI´s), necesidades especiales de dietética y otros requisitos.

Notificación

Se realiza un aviso por escrito con varias semanas de antelación, aunque algunas agencias gubernamentales notifican la auditoria cuando llegan al lugar indicado. Durante la notificación, las personas que integran el equipo de auditoría son presentados, se establece una fecha y hora para la sesión de apertura y se comunica el alcance que tendrá la auditoría.

Sesión de apertura

Durante la sesión de apertura, los auditores son presentados formalmente, se establecen las partes auditadas o las líneas directrices y se presenta la agenda de la auditoría. Además, el auditor jefe vuelve a enfatizar el alcance de la auditoría y que ésta es solo un muestreo de todas las actividades generales, productos y  servicios.

El auditor jefe establece todas las reglas de la auditoría durante esta sesión y fija una fecha y tiempo aproximado que se tardará en clausurar la auditoría.  Todas las reuniones informativas sobre las recomendaciones se programan durante la sesión de apertura. El auditor jefe mantiene un listado de todas las personas que deben acudir a esta reunión.

Conducción de la auditoría

Es la parte más larga y tediosa de toda la auditoría, es la parte en las que se detalla la información sobre la conducción y dirección de la auditoría para validar el ajuste del Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO-14001. Se debe incluir la metodología de la auditoría, preguntas y ejemplos de auditorías, además de todos los datos que pueden ser utilizados para llevar a cabo los test o pruebas de validación de la auditoría.

Sesión de clausura

Durante la sesión de clausura  se debe informar de los resultados de las auditorias del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 al personal pertinente, incluyéndose a la gerencia de la organización. Durante esta reunión a la que acude la gerencia o alguna persona que represente a la dirección general, la cual se encuentra acredita su conformidad con las recomendaciones y pone en marcha las acciones preventivas o correctoras para eliminar cualquier disconformidad que haya sido detectada por los auditores. Además, el auditor líder establece el tiempo aproximado en el que el informe de auditoría será entregado.

Informe de auditoría

El auditor líder tiene que obtener información de todos los miembros del equipo para poder realizar el informe de la auditoría. Se debe presentar un informe bastante detallado de auditora del Sistema de Gestión Ambiental y debe contener el alcance de la auditoría, se refiere a la metodología de auditoría, cualificaciones del auditor, agenda, formularios de no conformidad y notas de auditor describiendo las áreas y departamentos auditados. El informe escrito sigue una sinopsis de todos los hallazgos durante la realización de la auditoría, en los que se incluyen las observaciones de mejora continua.

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