ISO 14001: Desarrollar procedimientos para la integración de sistemas
Sistema de Gestión Ambiental
Para poder desarrollar procedimientos en un Sistema Integrado es necesario modificar los procedimientos del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 ya existentes y crear otros nuevos.
El alcance de la modificación depende de un procedimiento del SGA concreto. Por lo general, la modificación supone cambiar el campo de aplicación y las responsabilidades. Se puede revisar un procedimiento ambiental para controlar todos los registros que se realicen de forma conjunta y aplicar dicho procedimiento para que se incluyan los registros ambientales.
Las responsabilidades y las autoridades a la hora de establecer todos los plazos de conservación de los registros ambientales pueden recaer sobre el departamento de medio ambiente, seguridad e higiene, mientras que esta responsabilidad y autoridad continua asignándose al departamento ambiental. La creación de nuevos procedimientos lo veremos más adelante.
El principal objetivo perseguido es garantizar que se afronta todos los procedimientos requeridos, se tienen que asignar responsabilidades en lo que se refiere a lo relativo a los procedimientos que han sido identificados.
El método más sencillo de hacerlo es por medio de un Cuadro de Asignación de Procedimientos, en el que aparece todos los listados de los procedimientos que son requeridos por un número y título, los nombres de los trabajadores responsables de cada uno de los procedimientos, la fecha en que se fueron completando y la fecha de aprobación y autorización.
En un principio, solo se introduce el número y el título del procedimiento en cuestión, el nombre del responsable y el nombre de la persona que lo aprueba. Los procedimientos se concluyen cuando reciben la aprobación, por lo que se van introduciendo las fechas. Este diagrama se encuentra dispone dentro de un espacio que existe para poder introducir la fecha de implantación de cada procedimiento. La información se complementará en una etapa posterior del proceso de implantación del Sistema de Gestión Ambiental ISO14001.
Cuando se asignan todos los procedimientos, es esencial generar un calendario en el que se establezca todos los plazos realistas en los que se pueden desarrollar los procedimientos y las instrucciones de trabajo asociadas. Dentro de estos plazos, que tienen que estar lo suficientemente ajustados, pero también con el suficiente tiempo como para evitar que se produzcan transferencias con las actividades operativos cotidianas.
Se establece un calendario que no requiere más que un simple ejercicio matemático siguiendo estos pasos:
- Se tienen que dividir los procedimientos en dos grupos: los que son revisados y los que se crean desde el principio. Podemos poner este ejemplo, se van a revisar 12 procedimientos y se van a redactar 9 procedimientos nuevos.
- Se tiene que realizar una estimación del número de horas de un trabajador que son necesarias para revisar un procedimiento existente.
- Se debe realizar la estimación del número de horas de un empleado que es necesario para crear un nuevo procedimiento.
- Se tienen que realizar la siguiente multiplicación: se multiplican las horas estimas por el número de procedimientos.
- Hay una alta probabilidad de que muchos procedimientos requieran de instrucciones de trabajo que generen una buena orientación sobre el método en que habrá que llevarse a cabo determinadas tareas.
- Se tiene que realizar una estimación del número de horas de un trabajador que será necesarias para poder revisar una instrucción de trabajo existente.
- Se deben multiplicar las horas estimadas por el número de instrucción. Toda esta información se debe recoger en una matriz. Se completa el calendario necesario para tener toda la información adicional.
- Se realiza una estimación del número de horas de un empleado que sea necesarias para poder revisar el manual de calidad y medio ambiente con el nuevo manual del Sistema Integrado.
- Finalmente, se realiza una estimación del número de horas de un empleado que será necesarias para formar a los empleados.
La información recogida en la matriz genera suficientes datos para determinar la cantidad del tiempo necesario para desarrollar, documentar e implantar el Sistema Integrado. El tiempo necesario para llevar a cabo todos los pasos que hemos descrito dependerá del número de procedimiento existentes que puedan ser utilizados tal y como se encuentran redactados o con algunas modificaciones de poca importancia y con los recursos que tengamos disponibles gracias a la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO-14001.
Implementar y verificar un Sistema Integrado
Ahora se tienen que integrar todos los procedimientos y las instrucciones, bien sean los revisados e incluso los nuevos, lo que incluye orientar y formar a los trabajadores de la organización, corregir los errores del sistema, verificar la corrección y la idoneidad de las instrucciones y los procedimientos y la actualización de dichos documentos.
Una vez paso el tiempo acordado, se tiene que realizar una auditoría interna con el fin de verificar que la implementación se ha realizado con éxito, es decir, sin problemas en los procedimientos. Cuando se haya verificado la total conformidad de los procedimientos, se deberá realizar una revisión periódica de todo el Sistema de Gestión Ambiental. El procedimiento de auditoría es un mecanismo con el cual se mantienen actualizados todos los procedimientos y se garantiza su conformidad.
Cuando vamos revisando cada uno de los elementos del Sistema de Gestión Integrado se tiene que tomar una decisión para que no existan discrepancias entre lo que se ha planeado y lo que ha sucedido realmente. Se tiene que realizar un análisis exhaustivo de las causas que han supuesto cualquier no conformidad y se tiene que adaptar al sistema para que satisfaga ciertos requisitos. El proceso de revisión, adaptación, implantación y auditoras es continúo.
Cuando ya se haya implementado y verificado todos los procedimientos exigidos por ambas normas, ISO 9001 e ISO 14001, se habrá conseguido integra los Sistemas de Gestión. Una auditoría constante y eficaz garantiza una conformidad continuada.
Software para ISO 14001
El Software ISO14001 favorece la identificación de los aspectos del negocio que tienen un impacto en el medio ambiente y la aplicación de las leyes ambientales, la generación de objetivos de mejora y un programa de gestión para alcanzarlos, así como su comunicación interna.
