Las auditorías internas en un Sistema de Gestión Integrado entre ISO 14001 e ISO 9001

ISO 14001

La norma ISO 9001 y la norma ISO 14001 exigen a las empresas que auditen sus Sistemas de Gestión de forma periódica para así poder verificar su conformidad con los requisitos que establecen las normas. Durante este post vamos ver la forma en la que se deben realizar las auditorías internas del Sistemas de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Ambiental, además de tener en cuenta las consideraciones especiales a la hora de realizar la auditoría de un Sistema Integrado.

Para poder realizar una auditoría de una forma eficaz al Sistema de Gestión Integrado, es muy importante comprender qué es una auditoría. Según la norma ISO 14010 “Directrices para auditorías ambientales. Principios generales” define la auditoría ambiental como:

El proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar de una forma objetiva las pruebas de auditoría que se destinan a determinar si las actividades del Sistema de Gestión Ambiental cumplen los criterios de auditoría, y se deben comunicar los resultados de dicho proceso a los clientes.

La norma ISO 8402 “Gestión de la Calidad y aseguramiento de la calidad” define la auditoría como:

Examen sistémico e independiente que se destinan a determinar las actividades de la calidad y los resultados que se asocian cumpliendo las disposiciones que han sido previstas y además de estas disposiciones se implementar de una forma eficiente y son adecuadas para conseguir los objetivos marcados.

Las definiciones de auditaría en un Sistema de Gestión de la Calidad y en un Sistema de Gestión Ambiental son muy parecidas. En ambas definiciones se le da importancia la evaluación sistémica e imparcial que está destinada a determinar si el sistema satisface todos los requisitos que impone la ISO 9001 o la ISO14001.

Como bien sabemos tanto la ISO 9001 como la ISO-14001 cuentan con cierto número de requisitos muy similares. Las principales diferencias que existen a la hora de realizar la auditoría en ambos sistemas es la experiencia del auditor.

Los auditores que tienen una larga experiencia en cuanto a la realización de las auditorías de cumplimiento en reglamentación ambiental, cuentan con dificultades para distinguir los aspectos que se encuentran relacionados con el cumplimiento y los conceptos relativos al sistema. Los auditores que provienen de los diferentes ámbitos de la calidad tienden a encontrar dificultades en las auditorías de los sistemas en los que no se requiere documentar todos los procedimientos. El proceso de auditoría es el mismo para un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 y para un Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 de forma independiente que para un Sistema de Gestión Integrado entre ISO 9001 e ISO14001.

Ciclo de auditoría

Una auditoría interna de los Sistemas de Gestión tiene que generar pruebas objetivas de que el sistema se encuentra implementado satisfaciendo todos los requisitos de la norma ISO-14001 e ISO 9001 y todos los requisitos que la organización haya impuesto. El ciclo de auditoría incluye cuatros grupos de actividades que garantizan la recopilación de la información que resulta necesaria para realizar la evaluación de la eficacia del sistema implementado:

• Planificación de la auditoría
• Ejecución de la auditoría
• Informe
• Seguimiento

Durante este artículo vamos a ver la primera etapa del ciclo de auditoría, más adelante trataremos las siguientes fases del ciclo.

Planificación

La primera etapa del ciclo de auditoría es la planificación, en la que se debe establecer un programa de auditoría. La norma ISO 9001 exige que las auditorías internas de la calidad se realicen basadas en la naturaleza y la importancia de las actividades que se van a auditar, sin embargo la norma ISO 14001 establece que las auditorías del Sistema de Gestión Ambiental se realizará de una forma periódica y el programa se basa en la importancia ambiental de las actividades que se realizan y los resultados de auditoría anteriores. Como ninguna de las dos normas nos dice el periodo de tiempo en el que deben realizarse las auditorías, determinar el programa queda a disposición de la organización.

La mayor parte de las organizaciones poseen Sistemas de Gestión maduros que usan programas de auditoría interna que son un reflejo de los programas que siguen los responsables de la concesión de certificaciones. Cuando se ha finalizado la auditoría de certificación y después de haberle concedido a la organización la certificación que le corresponde, se realizan las auditorías de seguimiento que suelen ser cada seis meses. La auditoría de renovación del certificado se realiza cada tres años.

La magnitud y la complejidad de las organizaciones determinan si la auditoría interna se realiza de forma trimestral, semestral o anual. Otro factor a tener en cuenta son los recursos de los que disponen la organizaciones, ya que puede resultar mucho más eficiente realizar un mayor número de auditorías de seguimiento en las que se examinen solo unos cuantos elementos del sistema cada vez y se pueda concluir con una mayor rapidez.

La segunda etapa en la planificación debe tener en cuenta la revisión de la documentación. Durante la revisión de la documentación se evalúa el manual de la organización o de cualquier otra descripción de los diferentes elementos básicos del sistema, de los procedimientos y de las instrucciones de trabajo.

La norma ISO14001 es un desafío, ya que la mayoría de procedimientos que exige no tienen por qué estar documentados. En toda la norma ISO-14001, sólo existen tres referencias a procedimientos documentados:

• Control operacional
• Seguimiento y medición de características
• Evaluación del cumplimiento de la legislación

En un Sistema Integrado se deben documentar todos los procedimientos. Cuando existan diferencias entre las normas ISO 14001 e ISO 9001 la organización deberá satisfacer el requisito más severo. Es por esto que como la norma ISO 9001 establece que los procedimientos deben estar documentados, en el Sistema Integrado se deben documentar todos los procedimientos, sino se está incumpliendo una norma de la calidad.

Existen muchos enfoques a la hora de revisar la documentación de un Sistema de Gestión Integrado. La larga experiencia de los auditores les indica que la utilización de una matriz ahora mucho tiempo y ofrece muy buenos resultados.

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