ISO 14001: ¿Qué pasos se deben seguir para ejecutar la auditoría de un SGA?

ISO 14001

La norma ISO 14001 nos ofrece las herramientas necesarias para poder ejecutar la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental. Dicha ejecución consta de cuatro fases diferentes que vamos a explicar a continuación:

Durante una auditoría de certificación, la reunión inicial es una actividad crítica, ya que en muchos casos, es la primera vez que el equipo de auditoría y el auditado  se ven cara a cara. Por lo que esta es la única oportunidad que tiene el auditor jefe de ofrecer una imagen satisfactoria para el auditado, es por esto que la preparación es esencial. Durante una auditoría interna, realizar una reunión inicial resulta de gran interés para dar comienzo al proceso.

La reunión inicial se encuentra presidida por el auditor jefe y deben asistir todos los miembros del equipo de auditoría, los gerentes de la organización y los responsables del departamento en el que se va realizar la auditoría. El auditor jefe tiene que estar seguro de que el equipo de auditoría comprende y aprueban todos los detalles de la auditoría. Es por esto que el auditor jefe debe presentarse ante los miembros del equipo, exponer el plan de auditoría, presentar los campos de aplicación, discutir cómo se realizará la auditoría, se deben confirmar los planes para realizar los informes de auditoría y establecer cuando será la reunión final.

En la reunión inicial no se debe presentar nueva información al auditado. Ya que su papel es confirmar lo que ha sido acordado durante la preparación de la auditoría y dar la oportunidad de modificar el plan de auditoría si se da el caso en el que se deba modificar.

Si la reunión se ha preparado bien solo debería durar unos 20 o 30 minutos.

Si el auditor va a evaluar si Sistema de Gestión Ambiental de una empresa satisface los requisitos establecidos por la norma ISO14001 tiene que recopilar las pruebas suficientes. Al auditar un Sistema de Gestión Ambiental se tiene que basar en los procedimientos establecidos por la norma ISO-14001, ya que éstos deben estar documentados. Los auditores del Sistema de Gestión Ambiental suelen estar bastante tiempo realizando entrevistas a los empleados de la organización para poder conseguir la información relativa a los procedimientos que se establecen antes de observar si se consiguen los diferentes procedimientos.

En un sistema que se encuentra perfectamente integrado se deben encontrar todos los procedimientos perfectamente documentados, sin embargo en un sistema de gestión parcialmente integrado se deben documentar los procedimientos que sean comunes para ambos sistemas de gestión. No sería necesario documentar los procedimientos exclusivos del Sistema de Gestión Ambiental  si no lo indica la norma ISO 14001.

Podemos ofrecer ciertos consejos para mejorar el proceso de entrevista:

• Platear preguntas abiertas para poder obtener información, ya que las preguntas del tipo “si/no” no resultan apropiadas en muchos casos.
• Plantear la misma pregunta varias veces a diferentes personas. Así se podrá conocer si se está obteniendo la respuesta verdadera.
• Conocer los diferentes niveles de supervisión independientes a la hora de realizar las preguntas. Lo más posible es que acabe ofreciendo una gran revelación que debe ser meditada cuidadosamente por el jefe del entrevistado.
• Puede dejarse llevar por su instinto e improvisar algunas preguntas que ahonden más en la problemática.
• No estar planteando preguntas de una forma constante. Muchas respuestas pueden ser obtenidas realizando una observación silenciosa.

La principal clave para realizar una buena entrevista es la capacidad que tenga el auditor de saber escuchar. El proceso por el que se entiende el punto de vista de otra persona supone no emitir juicios de valor en el momento de la entrevista.

Todas las observaciones y las no conformidades obtenidas se tienen que discutir todos los días por el equipo directivo del auditado. De esta forma se pueden conseguir dos grandes cometidos. Con esto lo primero que conseguimos es alertar a la alta dirección de las deficiencias que presenta su Sistema de Gestión Ambiental basado en ISO14001. En segundo lugar, se ofrece al equipo de alguna forma la posibilidad de evitar sorpresas durante la reunión final.

Si la organización tiene información adicional que se encuentre relacionada con la no conformidad, el equipo de auditoría tiene que saberlo y comenzar a realizar una búsqueda que garantice que se han examinado todos los datos.

Cuando el equipo de auditoría celebre la reunión final, se tiene que continuar obteniendo pruebas objetivas para poder realizar juicios documentados y obtener las conclusiones apropiadas.

Cuando se ha completado la auditoría, el equipo encargado de realizarla debe celebrar un reunión final que presente las no conformidades que se han identificado y aclarar los malentendidos que puedan surgir. El contenido y la presentación de esta reunión será esencial para conseguir el éxito de la auditoría. El auditor jefe se tiene que encontrar perfectamente preparado para tratar todo lo que se ha hecho en las diferentes áreas de la organización.

La preparación es la clave para garantizar que la reunión final se desarrolle con normalidad y eficacia. Durante el proceso de auditoría se deben tomar notas y realizar los informes de no conformidad. El principal objetivo es garantizar que no se pase nada por alto, por lo que el auditor jefe tiene que realizar un resumen de la auditoría que identifique el estado en el que se encuentran los requisitos que establece la norma ISO-14001.

Existe un formulario resumen que facilita mucho la realización de la auditoría del Sistema de Gestión Ambiental  o el del Sistema de Gestión de la Calidad. Si se da el caso en el que se debe realizar una auditoría integrada, el formulario de resumen necesita algunos cambios para garantizar que se reflejan todos los requisitos de la calidad y el medio ambiente.

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