ISO 14001: Estructura y responsabilidades

Sistema de Gestión Ambiental

El objetivo del post es poder explicar la estructura y las responsabilidades que vienen definidas en la norma ISO 14001. Vamos a ver que técnicas se pueden utilizar para definir la estructura y la responsabilidad necesaria para mantener un Sistema de Gestión Ambiental de forma funcional.

El esquema del “ciclo de vida” nos recuerda al gráfico realizado para el desarrollo del Sistema de Gestión Ambiental. En el gráfico se representan las diferentes etapas en la implementación de la norma ISO14001 y se incluye la planificación, la implementación, la comprobación y las acciones correctoras, además de la revisión de la gestión. Hasta este momento se ha completado lo siguiente:

• Una política ambiental
• El registro de los diferentes impactos ambientales significativos
• Registrar la legislación ambiental
• Conocer los objetivos y las metas definidas por la organización
• Los programas de gestión ambiental

La etapa de planificación del Sistema de Gestión Ambiental ISO-14001 se encuentra finalizada. Por lo que se ha desarrollado el Sistema de Gestión Ambiental en forma de bloques, y ya es hora de ensamblar dichos bloques. El siguiente paso de la etapa de implantación del ciclo será precisamente eso.

Gracias a los bloques de construcción para el Sistema de Gestión Ambiental, éstos se encuentran listos para ser ensamblados y poder desarrollar el SGA ISO 14001 funcional en el momento en que es necesario establecer la forma que tendrá el sistema. Como en otros sistemas de gestión encontramos diferentes estructuras, pero la que su Sistema de Gestión Ambiental ISO14001 adopte será exclusiva para su empresa y será reflejada en la gestión organizativa que ya existe.

La estructura puede tener una estructura jerárquica, es decir, como un jefe ejecutivo en lo más alto y un número creciente de subordinados cada uno con diferentes niveles de dirección inferiores, además podría ser más plano, con muchos menos niveles de dirección y mayor número de participantes en cada nivel que ha sido identificado. Se puede decidir  contar con un gerente intermedio de medio ambiente dentro de cada departamento o se puede optar por tener un solo gerente de medio ambiente para toda la plana directiva superior, y crear un comité directivo ambiental que se encuentre compuesto por responsables de cada departamento. La elección de todo la toma la alta dirección de la organización, siempre pensando en el beneficio de su organización y de las personas que la integran.

La responsabilidad, de forma sencilla, es el hecho de que para que un Sistema de Gestión Ambiental ISO-14001 funcione de una forma correcta, todos  los componentes de la estructura que ha sido elegido deben tener asignada una responsabilidad. De otra forma, una persona puede ser la que cumpla con las responsabilidades de un puesto que ha sido identificado en la estructura elegida, por lo que no es  importante saber quién es el responsable de cada puesto en la estructura, sino que la persona es la responsable y que esta responsabilidad se encuentra perfectamente definida y comprendida.

La estructura se encuentra referida a la forma administrativa del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 y la responsabilidad se encuentra referida a las funciones, las competencias y las interrelaciones del personal relevante requerido para asegurar la eficacia del Sistema de Gestión Ambiental y la estructura que se ha elegido.

La estructura del Sistema de Gestión Ambiental tiene que encargar con las estructuras de gestión que ya existan en la organización. Resulta muy útil dibujar una estructura elegida y asignar de forma clara la responsabilidad de todas las partes que se encuentran dentro del esquema dibujado. Muchas de las compañías establecen los diferentes comités directivos ambientales, tratan las tareas y a los responsabilidades ambientales como proyectos individuales en los que se identifican directivos, presupuestos, recursos, etc.

La dirección de la organización tiene que establecer un representante de la dirección que tengan la suficiente responsabilidad identificada durante la implementación y el mantenimiento general del Sistema de Gestión Ambiental ISO14001. Dicho responsable tiene la función de informar periódicamente a la gerencia de la organización sobre el estado del Sistema de Gestión, además de revisar la gestión y la mejora de dicho SGA.

Como bien sabemos, existen pequeñas diferencias entre la ISO-14001 y el reglamento EMAS, con relación a las estructuras y las responsabilidades. En el reglamento EMAS, el concepto de estructura y responsabilidad administrativa se denomina organización y personal, aunque en ISO 14001 se denominan estructura y responsabilidad. En ambos casos  el concepto es el mismo, en un Sistema de Gestión Ambiental debe haber estructura y responsabilidad designada.

Recomendaciones para implementar con éxito un Sistema de Gestión Ambiental

• Los trabajadores tiene que estar comprometidos con la implementación y el mantenimiento del Sistema de Gestión Ambiental ISO14001.
• La dirección tiene que establecer un responsable, definir sus responsabilidades y sus competencias.
• La dirección tiene que apoyar las funciones, las responsabilidades y las competencias que proporciona los recursos humanos, financieros, formativos y técnicos que sean necesarios.
• La alta dirección tiene que aprobar las funciones, responsabilidades y competencias.
• Se tiene que establecer todas las funciones, responsabilidades y competición para informar a la alta dirección de la actuación de su Sistema de Gestión Ambiental.
• Las funciones y responsabilidades tiene que encontrarse en sintonía con las jerarquías existentes y tienen que estar integradas en las responsabilidades generales de todo el personal de la empresa.
• Puede ser que lo mejora para el Sistema de Gestión Ambiental sea lo que lo mantenga y lo haga funcionar como comité directivo de gestión ambiental, estando compuesto por personas pertenecientes a la dirección, con un conocimiento práctico del impacto ambiental de las operaciones que realiza su organización.

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