ISO 14001: El Manual de Gestión Ambiental
Sistema de Gestión Ambiental
La norma ISO 14001 establece un manual de gestión ambiental. Durante este artículo vamos a ver las diferentes técnicas que se necesitan para llevar a cabo el propio manual de gestión ambiental.
Se debe comprobar si el desarrollo del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 es un proceso sencillo, organizado y lógico. Además, probablemente se nota que una de las necesidades a tener en cuenta cuando se desea desarrollar un Sistema de Gestión Ambiental es la documentación. Una vez hemos conseguido alcanzar este proceso de la implementación del SGA ISO 14001, se deben haber realizado lo siguiente:
- Una política ambiental
- Un registro de los aspectos e impactos
- Registrar la legislación y las regulaciones
- Los objetivos y las metas
- Programas de gestión ambiental
- Procedimientos operativos y mantenimiento del Sistema de Gestión Ambiental
Para que el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 se pueda considerar funcional, la documentación tiene que ser sencilla, organizada y lógica. Además debemos contar con el manual de gestión ambiental.
El Manual de Gestión Ambiental es una herramienta de referencia para los documentos clave que se requieren para mantener y auditora el SGA durante el tiempo que se encuentre implementado en la organización.
En este Manual de Gestión Ambiental puede ser una sola carpeta en las que se encuentran todos los documentos necesarios del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 o sólo puede ser un índice con todas las referencias de localización de dichos documentos fundamentales. La opción que elija tiene que reflejar todas las necesidades de la empresa, además se ve condicionado por los documentos que ya existen y que se quieran incorporar al Sistema de Gestión Ambiental.
En el Manual de Gestión Ambiental no es necesario que se encuentren físicamente todos los documentos del Sistema de Gestión Ambiental, aunque se debe proporcionar información para poder identificar y localizar todos los documentos, además se debe explicar la relación entre ellos. Podemos poner el siguiente ejemplo, puede ser mucho mejor establecer la política ambiental, los objetivos y las metas ambientales para que se encuentren distribuidos por zonas de operaciones, mientras que para todos los procedimientos ambientales es mejor que se encuentren cerca de las zonas de operaciones donde más se aplican. El Manual del Sistema de Gestión Ambiental tiene que identificar todos los elementos e indicar de forma clara y concisa donde pueden encontrare. Además, se puede considerar que se hacen referencias de los documentos y procedimientos que existen en los Sistemas de Gestión Ambientales para evitar la duplicidad de documentos.
Un sistema de referencias común para todos los documentos mejorará la claridad del Manual de Gestión Ambiental y mantiene el control de documentos. Si no se dispone de una metodología clara, se debe desarrollar un sistema de referencia que sea muy consistente para poder integrar toda la documentación que existe en el Sistema de Gestión Ambiental.
El Manual de Gestión Ambiental no es un requisito explícito ni del reglamento EMAS ni de la norma ISO 14001, pero para los dos se necesita que la información se encuentre documentada. Los elementos centrales del Sistema de Gestión Ambiental se deben considerar esenciales para cumplir con los requisitos establecidos en la política ambiental, además se deben incluir, los objetivos, las metas, los programas de gestión ambiental, los procedimientos, las funciones y las responsabilidades del Sistema de Gestión Ambiental y las diferentes interacciones entre todos los elementos del SGA ISO 14001. El Manual de Gestión Ambiental debe describir a los elementos centrales y cómo se mantiene el Sistema de Gestión Ambiental de una forma funcional.
Un manual de gestión ambiental que cuente con todos los componentes fundamentales del Sistema de Gestión Ambiental facilita la transparencia de los procesos durante la certificación, además identifica de forma clara la localización en la que se ha integrado la documentación ambiental con otros sistemas, como puede ser la calidad, la higiene y la seguridad. Es muy útil poder organizar el contenido del manual en línea con todas las secciones de la norma ISO 14001.
Vamos a nombrar algunas recomendaciones básicas a la hora de implantar con éxito un Sistema de Gestión Ambiental, ya que se deben establecer los requisitos concretos del manual del Sistema de Gestión Ambiental.
- Se tiene que establecer información sobre el Sistema de Gestión Ambiental, en la que se describan todos los elementos clave para el SGA ISO 14001 y explique cómo interactúan todos los componentes.
- El manual de gestión ambiental es uno de los documentos más importantes del Sistema de Gestión Ambiental y funciona como instrumento clave para controlar el SGA ISO 14001.
- El manual de gestión ambiental se utiliza como punto de referencia para mantener y auditar el Sistema de Gestión Ambiental.
- El manual de gestión ambiental debe ser claro, conciso y fácil de comprender.
- El manual de gestión ambiental puede tener su referencia en otras formas de información o documentación, con lo que se deben evitar duplicidad en los documentos. Esto se da de forma especial en los documentos que se encuentran relacionados con el desarrollo del Sistema de Gestión Ambiental, como pueden ser todos los documentos de gestión de la calidad.
- Si la organización ya dispone de un Sistema de Gestión implantado, como puede ser un Sistema de Gestión de Calidad, puede que lo mejor sea la integración entre ambos manuales de gestión.
- El manual de gestión ambiental debe prepararse y mantenerse de forma que sea posible eliminar y revisar las páginas independientes.
- Cada página del manual de gestión ambiental debe incluir: la sección del SGA a la pertenece, la fecha en la que se ha preparado y la de su última revisión.
Software para ISO 14001
El Software ISOTools Excellence para ISO 14001 ayuda a las organizaciones ofreciéndole facilidades en la evaluación y monitorización de forma automática de los aspectos ambientales, objetivos y riesgos.
