ISO 14001: ¿Qué tipo de documentación existe en un SGA?

El Sistema de Gestión Ambiental según establece la norma ISO 14001 debe estar perfectamente documentado. La información puede encontrar en cualquier tipo de formato (papel, electrónico, fotográfico, etc.), siempre a elección de la organización, y puede encontrarse integrada con la documentación de otros Sistemas de Gestión que ya pueden existir en la organización.

Las funciones de la documentación del Sistema de Gestión Ambiental es describir los elementos fundamentales del sistema además de la forma en la que estos interaccionan y proporcionan referencias de cómo conseguir información más detallada del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001.

La extensión de la documentación es diferente en cada organización, ya que depende del tamaño y el tipo de organización, actividades, productos o servicios que lleva  a cabo, la complejidad de los procesos e interacciones entre los mismos y la competencia del personal.

La documentación es un requisito de la norma ISO 14001 que aparece en el punto 4.4.4. Documentación, y ésta se reúne en cuatro grupos:

El manual del Sistema de Gestión Ambiental es el documento que describe al sistema completo, establece una visión general del mismo y proporciona orientación acerca de la documentación relacionada.

La realización de dichos documentos no es uno requisito de la norma ISO 14001, pero es muy recomendable y práctico, ya que facilita una visión global del Sistema de Gestión Ambiental. Es aconsejable elaborarlo siguiendo la estructura que determina la norma ISO 14001. En el manual se debe incluir la descripción de la organización y de su actividad, las normas y la documentación de referencia, términos y definiciones de intereses, el alcance del sistema, la política ambiental y la descripción del Sistema de Gestión Ambiental, cubriendo cada punto de la ISO 14001.

Establecen un objetivo y el alcance que tiene el proceso, además de explicar la forma en la que se lleva a cabo. Son documentos que se pueden realizar a partir de procedimientos, con los que se clasifican y se detallan de forma rápida la realización de una actividad.

La realización de procedimientos e instrucciones se realiza revisando los documentos existentes y las metodologías de realización de las actividades, además de proponer correcciones o modificaciones donde se considere necesario. De forma posterior se crea un borrador que se ubica entre las personas encargadas de revisarlo y modificarlo con los cambios que han sido propuestos. Finalmente se distribuye la nueva versión entre los trabajadores que deben hacer uso del mismo, impartiendo la formación necesaria de los usuarios y revisándola de forma periódica para modificarlo cuando pueda.

La empresa tiene que disponer, como mínimo, de los procedimientos requeridos por la norma. Aunque la norma ISO 14001 sólo exige, en procedimientos, el control operacional, la empresa tiene que documentar los procedimientos e instrucciones que considere oportunos para establecer de forma eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión Ambiental.

Los procedimientos requeridos por la norma ISO 14001 son:

• Aspectos ambientales
• Requisitos legales
• Competencia, formación y toma de conciencia
• Comunicación
• Control de documentos
• Control operacional
• Preparación y respuesta ante emergencias
• Seguimiento y medición
• Evaluar el cumplimiento legal
• No conformidades, acciones correctivas y preventivas
• Control de registros
• Auditoría interna

Son formularios o tablas que se van rellenando con los datos obtenidos durante el desarrollo de las actividades, conforme a lo establecido en los procedimientos e instrucciones. Debe ser adecuado y ajustarse a la empresa y la actividad que realiza de forma concreta. El diseño tiene que facilitar el reflejo de una forma rápida e inmediata según una serie de resultados.

Los registros son evidencias sobre actividades desempeñadas, aportan una idea del grado en el que el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 se encuentra implementado en la empresa. Cuando se relaciona el cumplimiento de la norma, debe permanecer guardado un tiempo prudencial establecido por la legislación.

La norma ISO 14001 establece que se realicen y se pongan al día todos los registros necesarios con los que demostrar la conformidad con los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental y de la norma ISO 14001, así como del desempeño ambiental y del sistema.

La norma ISO 14001 establece la elaboración y puesta al día de todos los procedimientos necesarios para poder identificar, almacenar, proteger contra daños, deterioro y pérdida, además de poder recuperar los registros perdidos.

Entre todos los datos que se pueden registrar figuran entre otro, la información sobre el cumplimiento de la legislación ambiental que se puede aplicar en dicha organización, además de otros requisitos, informes de no conformidades, registros sobre impactos ambientales significativos y resultados de auditorías internas del Sistema de Gestión Ambiental y revisiones por la dirección.

Como bien sabemos existen diferentes registros exigidos por la norma ISO 14001 de los que la empresa tiene que disponer. Estos son:

• Registro de comunicación
• Verificación

Se trata de documentación adicional, que se puede referenciar en el manual, procedimientos o instrucciones, como puede ser:

• Normativa y textos legales
• Manuales de buenas prácticas
• Planos
• Organigramas y diagramas de flujo
• Revisión ambiental inicial

En la siguiente tabla resumen podemos ver la documentación del Sistema de Gestión Ambiental.

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