El nuevo enfoque de la información documentada en ISO 14001 versión 2015

ISO 14001 versión 2015

Como ya sabemos, la norma ISO 14001 versión 2015 ha sido publicada y trae consigo ciertos requisitos diferentes a la antigua versión. El cambio del que vamos a hablar en este caso es la información documentada, pero debemos saber lo que esto significa para la organización y la forma en la que se ocupan de los documentos y los registros.  Los procedimientos documentados con los que contaban están ahora obsoletos. Se deberá realizar una nueva demanda de requisitos. Los registros y los controles que tienen un forma de mantenerlos seguros.

La buena noticia es que no se encuentran cambios  sólo por el bien de cambio, y no tienen la intención de causar más trabajo para actualizar el sistema para poder cumplir con las nuevas reglas. Los nuevos requisitos ofrecen un poco más de margen en los que se debe conocer para realizar la documentación del Sistema de Gestión Ambiental.

Lo primero que debemos saber qué es la información documentada. En la norma ISO 14001 versión 2015 el término “información documentada” quiere describir cualquier datos significativo que se requiere para ser controlado y mantenido por la empresa, y el medio en el que se encuentra contenido. La información documentada puede referirse al Sistema de Gestión Ambiental, a sus procesos, documentos y registros. Además de realizar un resumen en el que se incluye todos lo que se necesita para que sea registrado y así asegurarse de que cumple con las funciones del Sistema de Gestión Ambiental que establece la norma ISO 14001 versión 2015 de forma correcta y que se puede demostrar.

Dentro del apartado 7.5 de la norma ISO 14001 versión 2015 encontramos los requisitos de la información documentada, siendo estos bastante básicos. Su Sistema de Gestión Ambiental necesita documentar la información requerida por la norma ISO 14001 versión 2015, y la información que la organización estime necesaria para la efectividad de su Sistema de Gestión Ambiental. Se espera que la información se mida en la empresa, ya que se observa que el alcance de la información documentada pueda variar en función al tamaño de la empresa, la complejidad de la empresa y la competencia con las personas.

Por último, existen requisitos para controlar la información documentada, sobre todo la forma en la  que se contrala que suele ser:

• Se encuentra disponible y adecuado para su utilización.
• Que está protegido de una forma adecuada.
• Se distribuye la aplicabilidad.
• El acceso, recuperación, utilización, almacenamiento y preservar los controles.

Por último, será necesario que exista un control de cambios, la retención de la información documentada y la disposición cuando estos documentos se eliminan de su utilización. Se pueden observar requisitos que se encuentran en los procedimientos y los registros documentados, sólo se fusionaron en un solo conjunto de requisitos.

Entonces, ¿qué tiene que cambiar para cumplir con los nuevos requisitos?

Muchas personas cometen un error, y es cambiar las definiciones que se utilizan en el Sistema de Gestión Ambiental para que coincida con los de la norma ISO 14001 versión 2015, cuando esto no es un requisito. La norma ISO 14001 versión 2015 no se encuentra para numerar todos los documentos que se encuentran en el Sistema de Gestión Ambiental y que coinciden con los números de los documentos en el SGA según la norma ISO 14001 versión 2015. Si quieres seguir utilizando los términos “procedimiento” y “registro”, porque esto es lo que la gente de tu organización conoce, adelante. Los requisitos que establece la norma ISO 14001 versión 2015 se establecen para construir un Sistema de Gestión Ambiental funcional para su organización, en la que con su esfuerzo pueda cumplir con todos los requisitos legales y mejorar el desempeño ambiental.

Si usted sale beneficiado a la hora de sustituir algunos procedimientos actuales, o fusionar dos modalidades de documentos y registros, porque ahora se más simple. Sin embargo, si los procedimientos que tiene en su lugar de trabajo no los cambia por el simple hecho del cambio está cometiendo un error. Mientras que el fin que persigue el Sistema de Gestión Ambiental es crear mejoras para su empresa, y toda mejora requiere de un cambio, no todos los cambios son mejoras.  De esta forma, se obtienen ciertos beneficios que traerá consigo la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001 versión 2015.

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