¿Cómo calcular el tiempo que se tarda en implementar la norma ISO 14001 versión 2015?

ISO 14001 versión 2015

Las empresas que buscan implantar la norma ISO 14001 versión 2015 pueden hacerlo por diferentes motivos. Algunos lo ven como una progresión natural de su empresa, tal vez después de implementar la norma ISO 9001, ya que algunos ven como algo lógico como es adaptar las satisfacciones ambientales bajo la presión que se aplica por los clientes, partes interesadas o grupos de presión. Cualquiera que sea el motivo, la primera pregunta suele ser ¿Cuánto tiempo se tarda? Mientras la propia norma no proporciona asesoramiento directo en escalas de tiempo, es evidente que existen varios elementos clave que determinan cuando una empresa puede estar lista y se deduce que este período será diferente para las empresas de diferentes tipos y tamaños. Por lo tanto, conociendo los factores ¿Qué es lo que debemos tener en cuenta en la planificación de un proyecto como la norma ISO 14001 versión 2015?

Período de aplicación

La gestión de una empresa en general, deberá conocer el tiempo que se tardará en implementar la norma ISO 14001 versión 2015 desde el principio hasta el final. Del mismo modo, deberán tener en cuenta los recursos que serán necesarios para un proyecto de aplicación que deberán ser evaluados, y quién es el mejor en su empresa para administrar el proyecto. Por lo tanto, será preciso que el director de proyecto tenga conocimientos sobre la propia norma ISO 14001 versión 2015, sino también en el contexto en el que opera la empresa y el efecto que tendrá sobre el tiempo de implantación, por ejemplo:

• Lo que la industria realiza en su empresa. Las tareas que se realizan para definir el contexto de la empresa y la obtención de los grupos de interés, serán elementos fundamentales de su proyecto, y lo que van a ser muy diferentes entre, por ejemplo, un fabricante de productos farmacéuticos importante y una pequeña cafetería.
• ¿De qué tamaño es su empresa?. Se deben analizar las necesidades en materia de formación de los trabajadores. Sin embargo, está claro que una empresa de 1000 trabajadores tendrán un periodo de ejecución más largo que uno de 10 trabajadores. Al igual que con el ejemplo en el punto anterior, una vez más, el sector que trabajan también influirán en el tiempo de implantación, una planta nuclear y un minorista seguramente dispondrá de diferentes periodos de aplicación.
• Es una empresa multisede.
• Tiene recursos internos con conocimientos y que se ponen en práctica, además es necesario contratar a un consultor.

Los elementos contextuales necesitan ser considerados de forma cuidadosa antes de comprometerse a un plan de implantación. Para el director del proyecto, es razonable que los líderes y la dirección de la empresa evalúen este punto, ya que también puede ser considerada como una parte de la definición del contexto de la empresa, que es una parte nueva y crítica de la norma ISO 14001 versión  2015.

En términos de período de aplicación, esto también es un factor crítico, ya que la facilidad y tiempo de implantación será mucho menor si la alta dirección se encuentra implicada, además es importante que el jefe de proyecto se encuentre capacitado para tal fin. Por lo tanto, ahora entendemos los elementos del Sistema de Gestión Ambiental. Tenemos que prestar atención, a los elementos de la norma ISO 14001 versión 2015 que necesitamos obtener para asegurarnos que ejecutamos bien los requisitos de la norma para comprender lo que se debe realizar durante el proceso de aplicación.

¿Cuánto tiempo se puede tardar?

Por regla general, la mayoría de las empresas tienen que estar listas en unos seis meses, si hablamos de organizaciones que tengan 20 o menos trabajadores, pero las organizaciones de mayor tamaño pueden tardar más tiempo, incluso un año. Como sea indicado anteriormente, esto variará dependiendo del impacto ambiental que genera la organización, una consultora y una planta de fabricación tendrán un impacto muy diferente, aunque ambas tengan el mismo número de trabajadores. Sin embargo, las empresas deben conocer que los cambios en la nueva ISO 14001 versión 2015 no supone ningún cambio en la aplicación, ésta debe ser completa y debe estar lista para pasar la auditoría apareciendo evidencias de:

• Una ronda de auditorías internas
• Evidencia de acciones correctivas
• Ejemplos o evidencia de comentarios de los clientes
• Evidencia de discusiones basadas en el riesgo y las medidas resultantes

En la norma ISO 14001 versión 2015 pueden aparecer ciclos basados en la anterior norma, por lo que resulta de vital importancia conocer que la mayoría de auditores no dispondrán de la preparación necesaria para realizar la auditoría, a menos que existan elementos anteriores en el Sistema de Gestión Ambiental.

¿Qué se puede hacer para acelerar el proceso?

No es necesario decir que cuanta más experiencia, recursos y educación se utilicen dentro del proyecto, más rápido podrá realizarse su aplicación. Además, cuando se configura el Sistema de Gestión Ambiental, es necesario realizar la auditoría, retroalimentación y funciones basadas en el riesgo, en las reuniones se deberán recordar los efectos que tendrán los plazos estimados de ejecución y, por lo tanto, la preparación para la auditoría. Por ejemplo, si usted cuenta con un plazo de nueve meses para realizar su primera auditoría desde que se implementó el Sistema de Gestión Ambiental, esto significa que no se encuentra listo para realizar la auditoría externa en este plazo de tiempo. Muchas empresas tienen en cuentan la ayuda externa para poner en práctica el Sistema de Gestión Ambiental, siendo un recurso muy utilizado  para incrementar el entusiasmo de los trabajadores y acelerar el proceso.

El Software ISOTools Excellence ayuda a las organizaciones ofreciéndoles facilidades en la evaluación y monitorización de forma automática de los aspectos ambientales, objetivos y riesgos basado en la norma ISO 14001.