¿Por qué es importante automatizar un Sistema de Gestión Ambiental?

Sistema de Gestión Ambiental

Durante el artículo de hoy queremos que conozcan la importancia de automatizar un Sistema de Gestión Ambiental en su organización. Se sabe que hoy en día la tecnología es parte de nuestras vidas, por lo que cada vez se encuentra más integrada en la parte profesional.

Muchas empresas gestionan las relaciones que mantienen con sus clientes mediante software, como puede ser CRM. Además, establecen sistemas para controlar todos los procesos de la organización como puede ser la facturación, los proveedores, la contabilidad, etc. La aplicación se encuentra plenamente integradas en las empresas, y es casi imposible que realicen su trabajo si no cuentan con dichas herramientas disponibles.

Se concluye que para que una actividad empresarial sea eficiente, tenemos de contar con sistemas informatizados que faciliten el trabajo, minimizando los tiempos en los que se realicen las tareas y eliminado duplicidades y acciones que no son necesarias.

Si nos referimos al Sistema de Gestión Ambiental, sabemos que de forma tradicional uno de sus principales inconvenientes a la hora de implantarlos y mantenerlos es la gran carga de documentación que generan. Esto supone contar con un enorme archivo físico que el responsable del Sistema de Gestión Ambiental deberá afrontar y controlar.

Además, se añaden otros problemas, que puede ser el excesivo individualismo en el control y el manejo de la información. En diferentes ocasiones la información solo se encuentra en manos de un responsable, por lo que se generan grandes problemas cuando dicho responsable no se encuentra en la empresa.

Es cierto que algunas empresas suelen ser reacias a la hora de realizar cambios, sobre todo en temas tecnológicos. Lo que no piensan es que detrás de un Sistema de Gestión Ambiental pueden existir diferentes ineficiencias en el trabajo que no han sido detectadas y que implican costes importantes de tiempo y dinero.

Para solucionar dichos problemas, surgen diferentes software de gestión. ¿Sabe lo que es un software de gestión? Pues es un conjunto de elementos tecnológicos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades que realiza una empresa, en este caso para gestionar el Sistema de Gestión Ambiental de una manera mucho más sencilla y rápida.

Los software de gestión ofrecen una serie de ventajas que queremos que conozcan:

• Integridad: la información se encuentra en óptimas condiciones al estar en un soporte informático seguro y diseñado de forma especial con un fin preestablecido. Por este motivo es difícil que la información se pierda o se utilice para lo que no está destinada.
• Centralizar la información: el sistema informático será la fuente de información principal, realizando documentos, registros, etc. Esto contribuye a evitar problemas a la hora de realizar revisiones que no se encuentran controladas según los documentos o los errores en la distribución de dichos documentos.
• Capacidad de análisis: se debe tener en cuenta la agilidad en la generación de informes, ya sean internos o externos. A la hora de contar la información deberá estar perfectamente ordenada y se debe obtener de forma inmediata para evitar perder el tiempo de forma innecesaria.
• Claridad en los procesos: los procesos del sistema de información se tornarán más claros si seguimos unas reglas básicas y bien definidas.
• Innovar y desarrollar: los softwares de gestión se encuentran sujetos a continuas actualizaciones, que se encuentran apoyadas por sus propios clientes.

Después de ver todos los beneficios que aporta la implementación de un software de gestión en una organización, ya que le ayudará a minimizar los costes de tiempo y dinero, la obtención de un software de gestión debería ser el objetivo principal de cualquier organización.

Además, se debe tener en cuenta el cambio que genera en la consultoría, ya que cambia mucho durante el proceso de implantación y el proceso de auditorías para obtener el certificado.

La norma UNE 19011 contempla desde hace varios años la posibilidad de llevar a cabo auditorías de certificación de manera online. La figura del nuevo consultor es cada día más relevante debido a la posibilidad de realizar conexiones en remoto con las organizaciones que cuenten con el software, minimizando en gastos de desplazamiento y atendiendo de una forma mucho más rápida al cliente.

Gracias al software ISOTools Excellence podrá construir de forma fácil e intuitiva una matriz para identificar los aspectos ambientales significativos y la evaluación del impacto ambiental. Esto permite que se relacione de forma directa con los programas de control operacional o los planes de tratamiento.

Si está preocupado por la gestión ambiental y en su organización le exige ampliar sus conocimientos sobre las novedades que trae la nueva ISO 14001:2015, desde la Escuela Europea de Excelencia le ofrecemos el Curso online Transición a la nueva ISO 14001:2015. Cambios Clave que le permitirá conocer los cambios que introduce la versión de 2015 de la norma ISO 14001 así como la aplicación en su organización. Al finalizar el curso ISO 14001 podrá implementar un Sistema de Gestión Ambiental desde el punto de vista de la protección del medio ambiente y la minimización de la contaminación, así como mantener el desempeño ambiental de su organización.