10 tips para mantener la certificación en ISO 14001

ISO 14001

Si en tu organización se ha decidido a implementar y certificar la norma ISO 14001, y te han nombrado responsable puede ser que te preguntes ¿ahora qué? ¿por donde tengo que empezar? Queremos ofrecer algunos consejos para mantener el certificado de la norma ISO 14001:

Formación

Es necesario que se capacite de forma continua en la norma ISO 14001. Muchas veces se esconden requisitos no vistos de forma directa por alguien que no se encuentra familiarizado con el lenguaje. La formación te facilitará la comprensión de los requisitos de la norma ISO 14001. Es necesario conocer la norma para implementarla de forma satisfactoria en tu empresa.

Elaborar un plan de proyecto

La implantación de un Sistema de Gestión es un proyecto más, con los objetivos, los plazos y la asignación de los recursos. Si usamos las herramientas de gestión de proyectos para la implantación de nuestro sistema de gestión nos encontraremos más cerca del éxito.

Definir un equipo

El paso no depende de si la empresa es grande o pequeña. La implicación de toda la organización en el proyecto es otra de las claves del éxito. Es por esto que hay que crear un equipo de implantación en el que participen diferentes representantes de todas las áreas de la empresa.

Asignación de responsabilidades a este equipo y capacitación del mismo

Al hilo del punto anterior, definir de forma clara todas las responsabilidades de cada una de las personas que forman un equipo que ayudará a que este funcione de forma fácil. Además, la capacitación del mismo puede ser llevada a cabo por ti, que ya has recibido la formación necesaria. Si crees que no cuentas con todo el conocimiento necesario, siempre se puede solicitar ayuda a una consultora externa a la organización.

Reuniones con la alta dirección

La implicación de la alta dirección de la organización es imprescindible para el éxito de la implantación, de cualquier norma. Son ellos los que tienen la autoridad, los que gestionan los recursos, si los que mandan se implican tenemos gran parte del éxito asegurado.

Durante estas reuniones van a tener un doble efecto, por un lado, mantener informada a la dirección lo que ayudará a que sigan tan implicados como el primer día, y por el otro, el equipo de implementación deberá ver que va enserio.

Análisis de la situación

Establecer un buen diagnóstico del punto de partida es otro de los imprescindibles. Te recomendamos llevar a cabo el análisis de los procesos, aunque también se puede hacer por áreas. Después se debe resumir lo que hayas descubierto en el formato en el que se encontrarán las tareas a realizar:

• Procesos que se adhieren a la norma y se encuentran documentados
• Procesos que se adhieren a la norma y no se encuentran documentados
• Procesos que no se adhieren a la norma

Elaborar un mapa de procesos

Aparte de un requisito de la norma, es una de las herramientas fundamentales para la implantación de la norma ISO 14001, y no va a servir de guía para la implantación.

Elaborar e implantar la documentación

Ya hemos visto que la colaboración de toda la organización hace que toda ella se implique en el proyecto y éste tendrá éxito. Aquí se aplica con más razón.

Lo mejor es que la documentación sea redactada por equipos de trabajo, formados por personas con responsabilidades en los procesos.

Verificar la documentación y la implantación

Se deberá verificar la adecuación de la documentación en la organización, para ello nosotros te recomendamos las reuniones de seguimiento de la implantación. En las reuniones debe participar todo el equipo, en dichas reuniones se pondrán en común las dificultades con las que han topado y se buscan soluciones entre todos.

Definir los objetivos e indicadores adecuados

Es uno de los puntos fundamentales y más complicados. En este caso se deben buscar objetivos SMART (eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, orientados a Resultados y limitados en el Tiempo), adaptado al tamaño de la organización.

Con todo lo que hemos comentado a lo largo del post, podemos decir que ya estamos preparados para enfrentarnos a la implementación y que ésta sea todo un éxito, de todas formas, si aún así necesitas ayuda, no dudes en llamarnos, nosotros te podemos hacer la vida más fácil.

Software checklist ISOTools Excellence

Si tuviésemos que elegir solo una de los múltiples beneficios que aporta un checklist, diríamos la claridad que nos aporta para revisar el estado de nuestros Sistemas de Gestión o cualquier otro punto que deseemos evaluar. Sin embargo, los problemas se suelen ocasionar cuando se realizan en formato papel u otro medio no automatizado, ya que se puede duplicar información, eliminar, no registrarse, etc. Por eso le presentamos ISOTools Excellence, cuya aplicación de checklist le permitirá realizar su propia lista de verificación ejecutándola desde cualquier dispositivo sin más preocupación que ejecutar su verificación.