ISO 14001: La documentación del Sistema de Gestión Ambiental
ISO 14001
Toda organización deberá crear, almacenar y mantener al día toda la documentación necesaria para su Sistema de Gestión Ambiental (SGA) basado en la norma ISO 14001. Normalmente, se habla de un manual de gestión ambiental en el que la empresa incluye todos los elementos básicos e importantes del Sistema.
El manual es el elemento básico del Sistema y en él se describe las responsabilidades, obligaciones, la estructura organizativa y el alcance del propio sistema. Asimismo, se recogen todos los recursos y métodos específicos, generales, conocimientos, procedimientos o cualquier otro documento que desarrolle las exigencias del sistema o sea necesario para el mismo. Además, el manual incluirá la política ambiental, los objetivos y fines de la empresa.
El manual responderá a todas las cuestiones relacionadas con el Sistema de Gestión Ambiental, ya que en este documento se recoge toda la información importante y destacada para saber lo que hay que hacer, el cómo, cuándo y a quién se le pueden pedir responsabilidades al respecto.
La documentación debe aparecer muy detallada, lo suficiente como para describir los elementos referentes y centrales del Sistema de Gestión Ambiental, sus interacciones y proporcionar orientación sobre dónde conseguir información más específica respecto a una operación puntual del Sistema de Gestión Ambiental. Dependiendo de la empresa, la documentación se podrá guardar en papel o en formato digital.
Habitualmente, la manera de estructurar la documentación del sistema es en forma piramidal.
Nivel I:
Se trata del manual del Sistema de Gestión Ambiental. En este texto se describe la política ambiental y se utiliza como guía para documentar las responsabilidades y funciones principales, detallar las relaciones del sistema, los fines generales y ofrecer orientación sobre la documentación de referencia. En este escrito se reflejan todos los documentos que conforman el sistema y sirve de base para el desarrollo de los procedimientos específicos, generales e instrucciones.
Nivel II:
En el segundo nivel de esta pirámide se encuentran los procedimientos. En estos documentos se recogen los métodos a aplicar y los criterios a seguir para cumplir con los requisitos necesarios con el fin de implementar correctamente un Sistema de Gestión Ambiental. Cada capítulo del manual está desarrollado por uno o varios procedimientos y además en cada capítulo se debe hacer referencia a los procedimientos que desarrolla.
Nivel III:
En este nivel se incluyen los procedimientos específicos del Sistema y orientaciones técnicas. Se trata de documentos de un nivel más concreto sobre aspectos puntuales del funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental.
Nivel IV:
En este apartado se recoge toda la documentación que debe formar parte del Sistema y que no se encuentra recogida en ninguno de los niveles anteriores. Destacan los registros del Sistema de Gestión Ambiental que proceden del uso de los formatos incluidos en los procedimientos o planes de actuación (plan de formación, de auditoría, etc.)
Una vez desarrollados los cuatro niveles de la organización de la documentación del Sistema de Gestión Ambiental, se debe hablar sobre el control de la misma cuya responsabilidad recae en la propia organización que deberá establecer y mantener al día uno o varios procedimientos para tener controlada toda la documentación de su Sistema de Gestión Ambiental.
Es necesario que la documentación esté localizada, se apruebe y revise cuando sea conveniente y retirada cuando se encuentre obsoleta. La documentación debe identificarse fácilmente (nombre, número o referencia de los documentos), estar accesible en el momento que se precise (distribuyendo copias en los lugares correctos), incluir fechas de edición y revisión y estar totalmente actualizada.
Hay casos en los que el archivo del documento ya antiguo sirva para satisfacer un requisito legal. En ese caso, dicho texto debe identificarse de una forma adecuada.
La empresa tiene la obligación de explicar los procedimientos a seguir para conocer cómo se efectuará la distribución, revisión y aprobación, identificación y retirada de los documentos antiguos. Una persona debe encargarse de esta gestión documental para revisar los textos y asegurar que no se contradicen con algún requisito o requerimiento de la norma y, posteriormente, aprobarlo. El archivo de los documentos se mantendrá, durante al menos los tres años de vigencia del certificado, aunque alguno de ellos quede en desuso.
Toda la documentación que se produzca y genere como consecuencia de la aplicación de los procedimientos del Sistema de Gestión Ambiental, que no establezca registros del sistema y aquella documentación externa que afecte a la gestión ambiental, serán controlados y analizados.
El objetivo que se persigue en el control de la documentación es el establecer los controles necesarios para asegurar que los aspectos ambientales se trabajan adecuadamente, reduciendo los impactos ambientales relacionados, identificando las actividades que puedan provocar colisión con el medio ambiente tanto en los servicios como procesos de producción.
La empresa deberá determinar las actividades y operaciones que estén vinculadas con los aspectos ambientales representativos para llevar a cabo un adecuado control, de acuerdo con su política ambiental, fines y objetivos. Para ello, la empresa podrá hacer uso de la lista de aspectos ambientales:
- Uso de agua
- Uso de energía
- Utilización de productos químicos
- Uso de materias primas y empleo de recursos naturales
- Almacenaje
- Vertidos
- Emisiones atmosféricas
- Generación de residuos
- Contaminación y degradación del suelo
- Riesgos de accidentes
- Otros (ruido, olores, vibraciones, impacto visual, biodiversidad, etc.)
A continuación, se deberán describir la forma en que se llevarán a cabo esas actividades y actuaciones para que los impactos que generan se pudieran considerar controlados o no lleguen a producirse. Para ello, se recomienda realizar una planificación, elaborar los criterios necesarios para decidir si se están desenvolviendo conforme a lo planeado y establecer métodos de corrección.
El control de las operaciones debe englobar a las operaciones de mantenimiento y a proveedores y subcontratistas en sus actividades relacionadas con la empresa en particular. Asimismo, es de destacar que los procedimientos de control operacional se informen a todos los proveedores y subcontratistas, así como mantener un registro de tal comunicación.
Además, si la empresa ve necesario incluir a los proveedores y subcontratistas medioambientales en el procedimiento de evaluación, deberá establecer los criterios medioambientales que se exigen y tener control del análisis y de su mantenimiento.
Algunas actividades sobre las que se requiere un control operacional pueden ser: las emisiones atmosféricas, los vertidos, la gestión de residuos, el almacenamiento de productos químicos, subcontratistas, proveedores, etc.
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