ISO 14001: Comunicación y documentación en el SGA
ISO 14001
Durante este post vamos a hablar de la importancia que le da la norma ISO 14001 a la comunicación, tanto interna entre los diferentes niveles de la empresa como la externa entre las partes interesadas (clientes, empresas asociadas, administración, etc.) y a los diferentes documentos requeridos por dicho sistema.
Comunicación
En función a la comunicación interna de la organización nos podemos hacer las siguientes preguntas:
- ¿Es frecuente que dentro de la propia empresa exista una buena comunicación sobre los temas ambientales?
- ¿Se da información sobre todos los incidentes o cualquier otro problema?…
Lo deseable sería que la respuesta a todas estas preguntas fuera afirmativa.
El medio ambiente no solamente afecta al interior de las empresas, ya que de puertas para fuera de la organización existe un enorme interés por conocer lo que está pasando y cuáles son los riesgos principales a los que se enfrentan, además deben dar a conocer las medidas que han puesto en marcha para evitarlos.
Por lo que nos queda claro la gran importancia que tiene la comunicación ambiental y que este debe formar parte del Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO14001.
En el siguiente flujograma podemos ver con mayor facilidad cierto requisito:
En todos los casos la comunicación referente al medio ambiente tiene que ser:
- Comprensible por la persona que la va a recibir.
- La información debe ser veraz y verificable en cualquier momento.
- Debe ser bidireccional.
- Debe ser presentada de forma consistente y regular.
- Tiene que emitirse por los canales destinados para este fin.
Los puntos obligatorios con los que nos encontramos son los siguientes:
El procedimiento de comunicación ambiental debe incluir:
- La comunicación interna entre los distintos niveles y funciones
- La forma en la que se recibe, se documenta y se responde a las reclamaciones externas importantes.
Hay que valorar la posibilidad de efectuar comunicaciones externas que tengan carácter ambiental, de forma mucho más amplia y registrar dicha decisión.
También podemos realizar unas recomendaciones básicas, que llevadas a la práctica facilitan mucho el trabajo:
- Hay que potenciar todos los canales existentes de comunicación interna, como pueden ser los tablones, los boletines internos, etc.
- Se debe elaborar un registro donde se incluyan todas las reclamaciones ambientales.
- Se deben incluir pautas a seguir durante las comunicaciones extraordinarias como parte de los Planes de Emergencia.
- Se tienen que activar las comunicaciones externas a medida que vaya madurando el Sistema de Gestión Ambiental.
- Se deben utilizar las posibilidades que ofrece internet para reactivar la comunicación externa.
Documentación
Los documentos escritos son un medio que permite que las actividades que se tengan que realizar se hagan de forma consistente desde dentro y fuera de la empresa.
Si en la organización existen un nivel apropiado de documentos, la actuación ambiental no dependerá de grandes especialistas, sino que existirá una forma de hacer que las cosas sean llevadas a cabo por todos los empleados de la organización, ya que podrán disponer del documento en el mismo lugar donde se realizan las actividades.
Aunque llenar las estanterías de documentos y de papeles que no son necesarios es perjudicial para la organización. Para poder determinar cuál es el nivel de documentación apropiado del Sistema de Gestión Ambiental hay que tener en cuenta las consideraciones sobre el tamaño de la organización y la complejidad de todas sus actividades.
La organización necesita de una base documental para comenzar con el Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO-14001. Esto no implica que la organización deba cambiar radicalmente su forma de trabajar. La empresa tiene que redactar de una forma clara y concisa lo que hace respecto a la gestión ambiental, es decir, las actividades que realizan, etc. y posteriormente deben actual tal y como han descrito. La empresas que no operan aún con los criterios ambientales correctos deben realizar un esfuerzo de adaptación ante de documentar dichas prácticas.
La norma ISO 14001 se adapta a las nuevas tecnologías de la información, ya que nos dice que la documentación se puede almacenar tanto en soporte informáticos como en papel.
Los documentos de un Sistema de Gestión Ambiental siguen una estructura en tres niveles en forma de pirámide. Se recomienda que la base documental siga la misma estructura del Sistema de Gestión Ambiental, aunque no es obligatorio. La estructura que sigue es:
Nivel 1: Manual de Gestión Ambiental
Nivel 2: Procedimientos
Nivel 3: Instrucciones de trabajo, formularios y otros documentos
Algunas veces suele considerarse un 4º nivel: los registros ambientales.
La norma ISO14001 exige que la empresa disponga de un nivel suficiente de documentación como para poder describir el funcionamiento básico del Sistema de Gestión Ambiental generando información sobre otros documentos relacionados.
Además se requiere la creación de un manual de gestión ambiental.
Los procedimientos son documentos en los que se describen los procesos de las actividades y generan información más completa sobre el Sistema de Gestión Ambiental, además de las responsabilidades y las funciones.
La norma ISO-14001 es mucho menos exigente que la norma ISO 9001 en cuanto a necesidad de disponer de procedimientos escritos del Sistema de Gestión Ambiental.
En algunas ocasiones basta con poder demostrar ante el auditor, con evidencias, que el procedimiento se encuentra implantado y actualizado. Cada procedimiento debe quedar resumido en forma de un capítulo del Manual, o bien se debe hacer referencia desde el propio Manual a otro procedimiento, por ejemplo del Sistema de Gestión de Calidad.
Es poco práctico que todos los procedimientos del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 estén unidos en un documento, ya que la distribución de los procedimientos debe estar restringida a cada zona de uso indispensable.
Las instrucciones técnicas son documentos en los que se refleja una información mucho más detallada sobre como realizar una determinada actividad. También entra en este nivel los planos, las fórmulas, las especificaciones técnicas, impresos del Sistema de Gestión Ambiental. Suelen tener formato de una sola página.
En la práctica existen muy pocas instrucciones exclusivas del Sistema de Gestión Ambiental.
Software para SGA
El Software ISO14001 simplifica la identificación de los aspectos del negocio que tienen un impacto en el medio ambiente y la aplicación de las leyes medioambientales, la generación de objetivos de mejora y un programa de gestión para alcanzarlos, además de posibilitar la integración de la Norma ISO-14001 con otras normas, como la norma ISO 9001 y la norma OHSAS 18001, de una manera sencilla.
