Interrogantes

Debemos tener en cuenta que no todos los Organismos de Certificación son iguales, por lo que no todas las auditorías serán iguales, pues dependerán de la persona que las haga. El valor de la certificación recae sobre la confianza depositada en el organismo que la otorgó.

El cuidado y atención con la que un Organismo de Certificación ejecute la evaluación es un elemento que muestra la confianza que aporta el certificado.

¿Qué debemos tener en cuenta?

• ¿Existían conflictos de interés entre el Organismo de Certificación y la organización?
• ¿Existe independencia entre el Organismo de Certificación y la organización certificada?
• ¿El personal que realizó la evaluación era ajeno a la organización e imparcial?
• ¿La evaluación fue realizada por profesionales cualificados?
• ¿Se siguieron los procesos y métodos adecuados en la evaluación?
• ¿Estaban correctamente ajustados los equipos, medidores y otros dispositivos empleados en la medición?
• ¿Aportó la evaluación una visión representativa de la situación?
• ¿Se hicieron las pruebas suficientes y se empleó el tiempo adecuado?

Existen diferentes formas de demostrar que un Organismo de Certificación es de confianza. La primera consiste en estar certificado en la realización de actividades de certificación, es decir, que cumpla la norma ISO 17021. En otras palabras, este organismo debe tener una acreditación otorgada por un Organismo de Acreditación.

Hay varios tipos de Organismos de Acreditación, no obstante, en la mayoría de los países hay uno oficial, perteneciente al Foro Internacional de Acreditación (IAF) .

Es importante y aconsejable verificar que el Organismo de Certificación está acreditado por un Organismo de Acreditación oficial y aprobado por la IAF, ya que es una forma de probar la fiabilidad del expedidor de la certificación. Esto se debe a que no todas las acreditaciones son igual de fiables.

La reputación y la marca son otra forma de demostrar que un Organismo de Certificación es de confianza. Un Organismo de Certificación con buena reputación no va a poner en riesgo su reputación, por lo que va a cuidar mucho el proceso para no proporcionar certificaciones que no se ajusten a la norma en cuestión.

En resumen, lo idóneo sería trabajar con un Organismo de Certificación con buena reputación y certificado por un Organismo de Acreditación reconocido por la IAF.

ISO (International Organization for Standardization) son las siglas en inglés de la Organización Internacional de Normalización.

La organización se creó en 1926 con el nombre de Federación Internacional de Asociaciones de Normalización Nacionales (ISA) con el objetivo de crear normas en el sector de la ingeniería mecánica. Esta federación se disolvió durante la Segunda Guerra Mundial.

En el año 1946 se creó la actual organización internacional de normalización, ISO, la cual inició sus funciones en 1947.

Hoy en día, la ISO tiene miembros de 165 países y más de 3000 organismos técnicos responsables de desarrollar las normas. Es una organización independiente, no posee miembros gubernamentales y es el mayor creador mundial de normas voluntarias. Su Secretaría Central tiene sede en Ginebra, Suiza.

Las normas ISO son una gran ayuda para la compra y venta de bienes y servicios a nivel internacional.

Los 40 primeros años de su existencia, ISO centró sus esfuerzos en el desarrollo de normas técnicas para productos y tecnología. En los años 80 comenzó a desarrollar normas de proceso, siendo la primera de ellas ISO 9000. La serie ISO 9000 es la más conocida de todas las que se desarrollaron después. Más tarde, en los años 90 crearon las normas ISO 14000 de Gestión Ambiental.

ISO 14001 es la norma que contiene los requisitos para un Sistema de Gestión Ambiental.

Todo comenzó con la constitución del Comité Técnico 207 de ISO en 1993 a raíz de la celebración de la Conferencia sobre Medio Ambiente y Desarrollo de Naciones Unidas en Río de Janeiro de 1992.

ISO tenía la misión de responder al desafío del desarrollo sostenible introducido en la conferencia de Río.

Desde sus comienzos, el Comité Técnico 207 cooperó estrechamente con el Comité Técnico 176, comité a cargo de la serie de normas ISO 9000. El objetivo era que hubiera una compatibilización entre ISO 9001 e ISO 14001.

En el año 1996 se publicó la familia de normas ISO 14000 para la gestión ambiental. Estas normas ayudan a las organizaciones a identificar y controlar su impacto ambiental y mejorar su comportamiento ambiental.

El estándar ISO 14001 es un marco para los Sistemas de Gestión Ambiental, establece los requisitos que debe cumplir una organización que quiera certificar su SGA.

Esta norma ha sufrido actualizaciones desde su nacimiento. La primera fue en 2004 y la más reciente en 2015.

La Norma ISO 14001:2015 incluye cambios significativos respecto a su antecesora ISO 14001:2004. Son cambios que implican mejoras para los sistemas de Gestión Ambiental.

• Estructura de Alto Nivel: esta norma utiliza esta estructura, lo que permite que quede alineada a otros estándares ISO, tales como ISO 9001 o ISO 45001. Esto facilita la integración de sistemas.
• Estructura de Alto Nivel: esta norma utiliza esta estructura, lo que permite que quede alineada a otros estándares ISO, tales como ISO 9001 o ISO 45001. Esto facilita la integración de sistemas.
• Nuevos términos y definiciones: existen términos que se han modificado respecto a la versión anterior de la Norma, y términos nuevos que antes no se incluían.
• Contexto de la organización y partes interesadas: la Norma ISO 14001:2015 contempla tanto el contexto de la organización, requisito 4.1, como las partes interesadas, requisito 4.2. Estos aspectos influyen en la capacidad de lograr los resultados esperados.
• Liderazgo: la Alta Dirección juega un papel clave en el Sistema de Gestión. Debe demostrar su compromiso con el mismo como requisito obligatorio de la Norma.
• Gestión ambiental estratégica y análisis de riesgos y oportunidades: esta Norma integra la gestión ambiental con la gestión estratégica de la organización. En este sentido, entra en juego la gestión por procesos.
• Ciclo de vida: por primera vez, ISO 14001 habla del ciclo de vida. Este nuevo concepto implica que las organizaciones deberán abordar el Sistema de Gestión Ambiental desde una perspectiva más amplia.
• Mejora en el desempeño ambiental: esta nueva versión mejora el desempeño ambiental de la organización. Incluye un nuevo punto: mejora, que realza la importancia de contar con acciones de mejora para el sistema.

Antes de que se publicase el Anexo SL cada norma de Sistemas de Gestión tenía su propia estructura, pero con este documento todos los estándares que se revisen o publiquen seguirán la misma estructura. Ésta corresponde al nombre de “Estructura de Alto Nivel”.

La denominada Estructura de Alto Nivel (HLS), se compone de:

1. Alcance
2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones
4. Contexto de la Organización
5. Liderazgo
6. Planificación
7. Soporte
8. Operación
9. Evaluación del desempeño
10. Mejora

Esto conlleva, que de aquí en adelante, todas las normas respetarán y compartirán una misma estructura con idénticos capítulos, títulos, etc. Los textos introductorios serán comunes al igual que los términos y definiciones.

Las características y particularidades de cada disciplina normativa se publicarán en los capítulos correspondientes.

El objetivo, es que todas las normas de Sistemas de Gestión ISO estén alineadas y la compatibilidad de las mismas se mejore. Será especialmente útil para aquellas organizaciones que decidan utilizar un Sistema de Gestión Integrado, así, podrán cumplir los requisitos de dos o más normas ISO de a la vez.

ISO, desde una perspectiva interna, busca también garantizar la calidad de sus normas con textos consistentes aplicables a organizaciones de cualquier tamaño, sector y cultura. La Estructura de Alto Nivel garantiza que la norma elaborada es adecuada.

Como último dato, ISO busca que las normas que se creen no sean demasiado prescriptivas. Las normas deben aportar flexibilidad a las organizaciones para diferenciarse a sí mismas y para perfeccionar los Sistemas de Gestión más allá de la norma.

ISO 14001:2015

Publicación borrador FDIS Junio 2015

Publicación de la norma 15 de Septiembre 2015

Inicio del periodo de transición 15 de Septiembre 2015

Finalización del periodo de transición 15 Septiembre 2018

Caducidad validez certificados anteriores 15 de Septiembre 2018

El proceso de transición tendrá una duración de 3 años, desde septiembre de 2015 hasta septiembre de 2018.

La norma anterior seguirá siendo válida hasta 3 años después de la publicación de la nueva norma. Cuando finalice este periodo los certificados dejarán de ser válidos. Todas las organizaciones que dispongan del certificado de la norma anterior y deseen conservar su certificado deberán iniciar la transición hacia la norma ISO 14001:2015.

No es recomendable esperar hasta el último momento para ejecutar la transición, es arriesgado para la certificación y para el negocio.

Un Organismo de Certificación no podrá otorgar ninguna certificación hasta que no hayan sido acreditados para ello.

El proceso de transición implica a cinco organizaciones que son:

1. ISO (Organización Internacional de Normalización).ISO interviene en el proceso de transición de la siguiente forma:
   • Publicación del borrador final de la norma (FDIS). Este documento permite a las organizaciones comenzar con los preparativos, formar a los auditores y ejecutar auditorías de certificación.
   • Publicación oficial de la Norma Internacional.
   • Retirada de la versión anterior de la norma.
   • Invalidar la norma anterior. Los certificados en base a ISO 14001:2004 serán cancelados cuando acabe el periodo de transición.
2. IAF (Foro Internacional de Acreditación).Este organismo en colaboración con ISO publicó un documento de orientación para la transición. Este documento recogía las instrucciones y recomendaciones aplicables a Organismos de Acreditación y Organismos de Certificación.Proporcionaba un marco de referencia sobre el proceso de transición para Organismos de Certificación, Organismos de Acreditación y facilitaba una cronología sobre este tema.
3. El Organismo de Acreditación.Este organismo tenía la misión de ampliar las orientaciones del IAF y definir los requisitos específicos para sus Organismos de Certificación acreditados. Anteriormente, mencionamos que cada Organismo de Acreditación es diferente, por tanto las interpretaciones de las orientaciones del IAF podrían variar.
4. El Organismo de Certificación.El Organismo de Certificación debe considerar los requisitos y orientaciones de ISO, IAF y el Organismo de Acreditación para planificar el proceso de transición. Desde ese instante la calidad del proceso de transición cambiará de una organización a otra, dependerá de la habilidad y experiencia del Organismo de Certificación para gestionar la transición.
5. La organización certificada.La organización que esté en proceso de certificación deberá trabajar con su Organismo de Certificación para encontrar y desarrollar la mejor estrategia para su transición.

Podemos elegir entre dos opciones para llevar a cabo nuestro proceso de transición: auditoría única y auditoría por etapas.

• Auditoría única.La transición puede llevarse a cabo mediante una auditoría única. Esta opción consiste en realizar una auditoría única de transición, es decir una audiotría a una organización que tiene la certificación de la versión anterior para que consiga la nueva versión de una norma ISO.La auditoría única evaluará la conformidad con la norma ISO 14001:2015, y en caso de serlo, se concedería el certificado. Esta auditoría puede llevarse a cabo en el momento que sea, dependerá de las necesidades de la organización certificada. Podría reemplazar a una auditoría de seguimiento, de re-certificación o puede constituir una auditoría especial.El IAF exige que debe ser realizada por auditores cualificados en la norma revisada y debe ser una auditoría más larga que las rutinarias.Si los resultados son conformes se podrá conceder la certificación basada en la nueva norma ISO 14001:2015.Si los resultados no son conformes tras esta auditoría única de transición que ha reemplazado a una auditoría ordinaria, no podrá concederse la nueva certificación y además la organización perderá probablemente su certificación actual.
• Auditoría por etapas.Si se elige un proceso de transición por etapas, como su propio nombre indica, ésta no se realiza de una sola vez, se produce a lo largo de un periodo en el que se realiazan varias auditorías de certificación, sean de seguimiento o de recertificación. Todas forman parte de las auditorías de transición por etapas.Durante los tipos de auditorías, el auditor encargado debe evaluar tanto el cumplimiento de la norma vigente como un subconjunto de elementos de la nueva norma.Antes de iniciar la transición por etapas es recomendable elaborar un plan general que incluya el número de auditorías y asignar que parte se va a evaluar en cada auditoría. El plan debe incluir la organización y el Organismo de Certificación. Para conseguir la certificación, se debe obtener una evaluación positiva del cumplimiento de todas las cláusulas.Los incumplimientos que se detecten en la auditoría por etapas respecto a la norma actual serán gestionados de la forma habitual. Éstos se notificarán solo con fin informativo, mientras que las cláusulas conformes respecto a ISO 14001:2015 se registrarán y documentarán.Este tipo de auditorías deben ser llevadas a cabo por auditores que estén totalmente cualificados en ambas normas, la antigua y la nueva. Lógicamente tendrán una duración superior a las auditorías normales.Una vez cumplidas las exigencias de ISO 14001:2015 se podrá tomar una decisión respecto a la certificación.La transición por etapas tiene menos riesgos para la organización, pero, es más compleja de aplicar. En ella es esencial una buena comunicación y comprensión entre la organización a certificar y el Organismo de Certificación.

Tres años después de la publicación de ISO 14001:2015 todas las certificaciones en ISO 14001:2004 serán anuladas, ya no serán válidas. Es decir, desde septiembre de 2018.

Durante estos tres años, las organizaciones deberían ir adoptando las medidas necesarias para adaptar su actual certificación en ISO 14001:2004 a ISO 14001:2015.

La norma anterior seguirá siendo válida hasta 3 años después de la publicación de la nueva norma. Cuando finalice este periodo los certificados dejarán de ser válidos.

Todas las organizaciones que dispongan del certificado de la norma anterior y deseen conservar su certificado deberán iniciar la transición hacia la norma ISO 14001:2015.

La norma ISO 14001:2015 puede comprarse y descargarse desde la página web oficial de la ISO

Para estar conforme, se pueden realizar una serie de acciones como:

• Capacitarse y documentarse.La Escuela Europea de Excelencia está impartiendo un curso sobre ISO 14001:2015. Aquí puede encontrar toda la información sobre el curso Transición a la Nueva ISO 14001:2015
• Razonamiento estratégico.Es decir, antes de actuar habrá que:
  • Identificar qué beneficios le aporta a la organización las nuevas normas según la situación en la que se encuentra.
  • Comprender las diferencias entre el Sistema de Gestión de la Calidad actual y el de ISO 14001:2015.
  • Analizar las ventajas de integrar varios sistemas de gestión.